Hvad skal ordregivers meddelelse om kontraktindgåelse til tilbudsgiverne indeholde?

Efter ordregiver har besluttet, hvilken tilbudsgiver, der skal indgås kontrakt med, skal alle berørte tilbudsgivere samtidigt og skriftligt have meddelelse herom.

I meddelelsen skal det oplyses:

  • Hvornår standstill-perioden udløber (minimum 10 dage)

Til tilbudsgivere, der har afgivet et uantageligt tilbud:

  • Grundene til at tilbudsgiverens tilbud blev afvist

Til tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud:

  • Det vindende tilbuds karakteristika og fordele i forhold til det afviste tilbud
  • Navnet på den vindende tilbudsgiver eller parterne i rammeaftalen.
  • Ved de fleksible procedurer skal ordregiver herudover redegøre for forløbet af forhandlingerne eller dialogen med tilbudsgiverne

Tilbudsgivere, der har afgivet et uantageligt tilbud

Ordregiveren er kun forpligtet til at begrunde, hvad der har ført til afvisningen af tilbudsgiverens eget tilbud. Begrundelsen vedrører tilbuddets forhold til de krav, som ordregiver har stillet i udbudsmaterialet. Forholdet til andre tilbud er derimod ikke relevant.

Tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud

Ordregiver skal oplyse om de forhold, der er lagt vægt på, og må ikke undlade at oplyse om andre forhold, der er tillagt betydning. Det vil ikke være tilstrækkeligt, hvis ordregiver kun oplyser resultatet af beslutningen og om fremgangsmåden ved ordregiverens beslutning.

Ordregiver skal oplyse om det vindende tilbuds fordele i relation til de enkelte underkriterier og delkriterier, så de centrale elementer, der har været væsentlige for bedømmelsen af det vindende tilbud belyses. Oplysninger på delkriterieniveau skal kun stå i meddelelsen for de kriterier, der har haft væsentlig betydning for udfaldet.

Hvor fyldestgørende en begrundelse skal være i det enkelte udbud afhænger af de konkrete omstændigheder. Herunder de valgte underkriterier, kompleksiteten i relation til ydelsens karakter, hvordan ordregiveren har udformet udbudsmaterialet og omstændighederne i øvrigt. Ordregiverens begrundelse skal sætte tilbudsgivere i stand til at konstatere, om evalueringen er sket efter den evalueringsmetode, som ordregiveren har beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbudsgiveren skal også kunne konstatere, om der er blevet lagt vægt på de forhold, og anvendt den metode som ordregiveren har angivet i udbudsmaterialet.

Læs mere