Konkurrencepræget dialog

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har gennemført Nordens historisk set største udbud af facility management-ydelser. Selv om kontrakten er unik i sin størrelse – med en samlet kontraktværdi på ca. 3,5 mia. kr. – indeholder den flere elementer, der kan bruges ved mindre udbud, fx outcome-baserede KPI’er og incitamentsstrukturer, der fremmer udviklingen af samarbejde.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) og ISS har i 2017 indgået den til dato største offentlige kontrakt på facility managementområdet. Udbuddet har bl.a. omfattet rengøring, forplejning, arealpleje, affaldshåndtering, intern service samt vedligeholdelse af bygninger. Leveringen af serviceydelserne sker på ca. 650 lokaliteter fordelt over det meste af Danmark.

Målinger med mening
FES benyttede udbudsproceduren konkurrencepræget dialog ved gennemførelsen af udbuddet. I dialogfasen blev der både afholdt individuelle møder og fællesmøder med de prækvalificerede tilbudsgivere. En af de store målsætninger med dialogen var blandt andet at udvikle tre-fire outcome-baserede KPI’er for hele kontrakten. Det lykkedes, og kontrakten samt de tilhørende servicebeskrivelser bygger bl.a. på outcome-baserede KPI’er med et væsentligt fokus på brugeroplevelse, hensigtsmæssig risikofordeling og på forhånd aftalte indtjeningsmarginer. Den mere brugerorienterede kontrol har til formål at sikre en øget brugertilfredshed.

Besparelse på 30 procent
Med den nye kontrakt har FES opnået en besparelse på ca. 30 procent i forhold til de tidligere udgifter på facility management-området. Det er andet udbud i træk, at FES opnår en stor besparelse på dette udbudsområde. Ved det forrige udbud – der dog kun omfattede rengøring og forplejning – opnåede FES også en besparelse på 34 procent i forhold til de tidligere udgifter.

Den nye besparelse på 30 procent skyldes blandt andet, at FES har arbejdet med at gøre kontrakten attraktiv for mulige leverandører igennem indretningen af kontraktens incitamentsstrukturer, en øget standardisering af kvalitetsniveauet over hele Danmark og én samlet kontrakt i stor skala.

Mere information
Kontakt Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse

Fakta

Ordregiver: Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
Udbudsområde: Facility management
Udbudsprocedure: Konkurrencepræget dialog
Kontraktlængde: 72 måneder med mulighed for forlængelse i op til 36 måneder
Kontraktværdi: 3,5 mia. kr.
Effekt: Besparelse på ca. 30 pct. i forhold til tidligere udgifter og outcome-baserede KPI’er