• Konkurrence
• Forbrugerforhold
• Offentlig Konkurrence
• Tilsyn
• Om os

• Offentlig-privat samarbejde (OPS)
• Udbudsregler
• • Regler
  • Vejledninger
  • Vejledende udtalelser
  • Spørgsmål og svar
  • Sådan klager du
  • Standardformularer
  • Internationalt samarbejde
  • Links
  • Leksikon

Forrige   Indhold   Næste
Vejledning til udbudsdirektiverne

I dette kapitel gennemgås udbudsdirektivernes bestemmelser om offentliggørelse, frister ved afholdelse af udbud og kommunikation. Reglerne findes i udbudsdirektivets kapitel VI (art. 35-43) og forsyningsvirksomhedsdirektivets kapitel VI (art. 41-50).

Det primære formål med disse bestemmelser er at sikre gennemsigtigheden ved offentlige indkøb.

Der er i direktiverne taget højde for, at anvendelsen af elektroniske midler kan lette offentliggørelsen af udbud og rationalisere udbudsprocedurerne. Således er det i direktiverne udtrykkeligt fastslået, at elektroniske midler er ligestillet med de traditionelle kommunikationsmidler.

Herudover giver direktiverne nye muligheder for at forkorte tidsfristerne, hvis ordregivere anvender elektroniske midler i udbudsprocessen.

Samtidig indeholder direktiverne regler, der skal sikre, at brugen af elektronisk kommunikation sker på en forsvarlig og ikke-diskriminerende måde, og at de anvendte elektroniske midler opfylder de nødvendige krav til beskyttelse af dataintegriteten.

7.1 Regler for offentliggørelse

I dette afsnit gennemgås udbudsdirektivets og forsyningsvirksomhedsdirektivets regler for offentliggørelse af vejledende forhåndsmeddelelse, udbudsbekendtgørelser samt bekendtgørelser om indgåede kontrakter.

7.1.1. Vejledende forhåndsmeddelelse

Fælles for begge direktiver er, at en ordregiver mindst én gang om året i EU-Tidende i en vejledende forhåndsmeddelelse bør offentliggøre en oversigt over det kommende års anskaffelser/arbejder, såfremt summen af disse anskaffelser inden for ensartede kategorier i det kommende år overstiger værdien af nærmere angivne beløb (typisk 750.000 Euro for så vidt angår varer og tjenesteydelser og 6.242.000  Euro for så vidt angår bygge- og anlægsarbejder), jf. udbudsdirektivets art. 35, stk. 1 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 41, stk. 1.Tærskelværdierne omregnet til danske kroner kan ses på Konkurrencestyrelsens hjemmeside.

En forhåndsmeddelelse skal mindst indeholde de oplysninger, der er angivet i udbudsdirektivets Bilag VII A og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XV A.

Forhåndsmeddelelser vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser skal offentliggøres snarest muligt efter begyndelsen af regnskabsåret. Hvad angår forhåndsmeddelelser om bygge- og anlægsarbejder, skal disse offentliggøres hurtigst muligt efter godkendelsen af det program, der omfatter bygge- og anlægskontrakter eller rammeaftaler, jf. udbudsdirektivets art. 35, stk. 1 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 41, stk. 1.

Den vejledende forhåndsmeddelelse offentliggøres enten af Kommissionen eller af ordregiverne selv i en såkaldt køberprofil.

Ved en køberprofil forstås en præsentation på ordregivers hjemmeside, som mindst indeholder de samme oplysninger som forhåndsmeddelelse. Derfor kan en køberprofil anskues som et alternativ til forhåndsmeddelelsen. Køberprofilen kan dog også gøres mere dynamisk. Hvilke oplysninger, der som minimum skal fremgå af en køberprofil, opremses i udbudsdirektivets Bilag VIII, nr. 2, litra b og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XX, nr. 2, litra b.

Før en ordregiver offentliggør en forhåndsmeddelelse i sin køberprofil, skal han sende en meddelelse herom til Kommissionen, jf. udbudsdirektivets art. 35, stk. 1 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 41, stk. 1. Denne meddelelse skal sendes i elektronisk form og skal indeholde de oplysninger, der er nævnt i udbudsdirektivets Bilag VII A og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XV B.

Som noget nyt fastsætter udbudsdirektiverne udtrykkeligt, at offentliggørelse af en vejledende forhåndsmeddelelse ikke er obligatorisk. Dette er i overensstemmelse med EF-Domstolens hidtidige praksis, jf. f.eks. EF-Domstolens dom i C225/98, Kommissionen mod Frankrig.

Offentliggørelsen af en forhåndsmeddelelse, også i en køberprofil, giver imidlertid ordregiveren mulighed for at forkortede normale frister ved de efterfølgende konkrete udbud, jf. udbudsdirektivets art. 38, stk. 4 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45, stk. 4. Se nærmere om forkortelse af tidsfrister kapitel 7.2. Hvis en ordregiver ønsker at benytte denne mulighed, er offentliggørelsen af forhåndsmeddelelsen obligatorisk.

Uanset at offentliggørelsen af forhåndsmeddelelser som udgangspunkt ikke er obligatorisk, kan dette anbefales, idet en aktiv brug af forhåndsmeddelelser også kan have en gavnlig effekt på tilbudsgivernes muligheder for at forberede sig til et udbud.

I forsyningsvirksomhedsdirektivet kan offentliggørelse af en periodisk vejledende bekendtgørelse endvidere erstatte et efterfølgende udbud, jf. direktivets art. 47, stk. 5 (tidligere FSVD art. 21 stk. 2). Se nærmere herom kapitel 6.2

I dette tilfælde skal forhåndsmeddelelsen indeholde en række oplysninger, der er nævnt i forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 42, stk. 3 og i Bilag XV A.

7.1.2 Udbudsbekendtgørelsen

Når ordregiver har fastslået, at anskaffelsen er omfattet af udbudspligten efter direktiverne, og der er valgt en udbudsform, er næste skridt for ordregiveren at iværksætte den egentlige udbudsforretning. Det første, ordregiveren skal gøre, er at udarbejde en udbudsbekendtgørelse.

Udbudsbekendtgørelser, der skal offentliggøres i EU-Tidende-S, indsendes på standardformularer, der er obligatoriske.

De standardformularer, som skal bruges ved offentliggørelse af udbud efter de nye direktiver, kan bl.a. findes SIMAP’s hjemmeside, hvor disse også kan udfyldes. 

Bekendtgørelsens indhold

De oplysninger, som udbudsbekendtgørelserne mindst skal indeholde, er angivet i udbudsdirektivets Bilag VII A-D og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XIII – XV. Udbudsbekendtgørelserne skal bl.a. indeholde følgende oplysninger:

• den ordregivende myndigheds officielle navn og adresse
• kontraktens genstand
• nomenklatur (CPV klassifikation)
• betingelser i relation til kontrakten, f.eks. om sikkerhedsstillelse og garantier finansierings- og betalingsvilkår
• eventuelle krav til ordremodtagerens retlige form (Der er dog ikke adgang til at stille krav om, at tilbudsgivere før ordretildelingen skal have en bestemt retlig form)
• oplysninger om leverandørens/ entreprenørens/ tjenesteyderens egne forhold og de nødvendige oplysninger og formaliteter til vurdering af den krævede minimumskapacitet af økonomisk, finansiel og teknisk art
• udbudsform (f.eks. offentligt udbud)
• ved begrænset udbud, konkurrencepræget dialog og udbud efter forhandling antal af virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud/deltage i dialogen
• hvis tildelingskriteriet ”laveste pris” anvendes, skal dette angives. Hvis kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige bud” anvendes, bør delkriterierne oplyses, men det er tilladt først at angive dem i det efterfølgende udbudsmateriale
• hvis en elektronisk auktion vil blive anvendt, skal dette angives
• frist for modtagelse af bud eller anmodninger om deltagelse(afhængigt af, om der er tale om et offentligt udbud, henholdsvis et begrænset udbud, konkurrencepræget dialog og udbud efter forhandling)
• anslået dato for afsendelse af opfordringer til at afgive bud til de udvalgte ansøgere
• fremgangsmåden ved åbning af bud
• personer, der i givet fald må være til stede ved åbningen af bud. I Danmark er dette obligatorisk ved bygge- og anlægsopgaver
• adresse, hvor der kan fås yderligere oplysninger

I forbindelse med udfyldningen af formularerne skal der også oplyses om klagemuligheder . Et eksempel på udfyldning af formularen kan findes på Konkurrencestyrelsens hjemmeside.

Alle skabelonens rubrikker skal besvares, med mindre andet er angivet. Konkurrencestyrelsen har udgivet en guide til, hvordan de forskellige formularer skal udfyldes.

Desuden skal offentlige ordregivere i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet stille krav om, at tilbudsgiverne afgiver skriftlig erklæring på tro og loveom, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lov nr. 336 af 13.  maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger (restanceloven). Virkningen af for sent indsendte erklæringer fremgår bl.a. af Klagenævnets kendelse af 4. juni 1999  (SKI), hvor udbyderen var berettiget til at udelukke en virksomhed fra prækvalifikation, som havde indsendt denne erklæring for sent. I det omfang ordregiveren beder om indsendelse af en fuld serviceattest, indeholder denne attest de krævede oplysninger.

Under alle omstændigheder skal den offentliggjorte udbudsannonce indeholde tilstrækkelig mange oplysninger til, at en potentiel leverandør kan få et indtryk af anskaffelsens karakteristika med henblik på at vurdere, om det vil være interessant for leverandøren at rekvirere udbudsmaterialet eller ansøge om at blive prækvalificeret.

Det er derfor vigtigt, at udbudsannoncens punkt om angivelse af kategori og beskrivelse af det efterspurgte samt angivelse af CPV-referencenummer udfyldes nøje. En nøjagtig udfyldelse med angivelse af både den tekniske og almindeligt anvendte betegnelse vil også være nødvendig efterhånden som flere og flere tilbudsgivere går over til elektronisk søgning i EU-Tidendes udbudsannoncer.

CPV står for Common Procurement Vocabulary.

Efter udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdirektivet er det obligatorisk at benytte CPV-nomenklaturen. CPV-nomenklaturen er tilgængelig på Kommissionens hjemmeside (http://simap.eu.int) . Det kan forudses, at nomenklaturen vil blive revideret med jævne mellemrum. CPV erstatter CPC-nomenklaturen på vare- og tjenesteydelsesområdet. På bygge- og anlægsområdet har

CPV-glossaret erstattet ”den generelle nomenklatur for offentlige bygge- og anlægsarbejder” (NACE). 

Hvis der er uoverensstemmelse mellem CPV- og NACE-nomenklaturen eller mellem CPV- og CPC-nomenklaturen (udgaven fra 1990), gælder henholdsvis NACE- og CPC-nomenklaturen. Dette følger af udbudsdirektivets art. 1, stk. 14 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 1, stk. 13.

En udbudsannonce, der ikke fremsendes elektronisk, må ikke fylde mere end ca. 650 ord. I lyset af udbudsannoncernes kortfattede form er det normalt nødvendigt at udfærdige et udbudsmateriale, som på begæring sendes til de potentielle tilbudsgivere, der har læst annoncen.

Der må ikke være uoverensstemmelse mellem angivelserne i annoncen og i udbudsmaterialet, fordi det kan gøre det vanskeligt for en tilbudsgiver at orientere sig om en given ordres relevans.

Som noget nyt giver udbudsdirektiverne ordregivere mulighed for frivillig brug af EU-Tidende til annoncering af, f.eks. bilag B-udbud eller udbud under tærskelværdierne, jf. udbudsdirektivets art. 37 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 44, stk. 8. Hidtil har Publikationskontoret ofte afvist sådanne annoncer på grund af kapacitetsproblemer.  

Det er forudsat i udbudsskabelonerne, at ordregiveren kan kræve et gebyr for at udlevere materialet.  

Udbudsreglerne sætter ikke noget loft for størrelsen af dette gebyr, men EF-traktatens proportionalitetsprincip, reglerne om aktindsigt, konkurrenceretlige overvejelser og generelle regler om det offentliges adgang til at opkræve gebyrer og afgifter sætter en grænse for størrelsen.

Ofte tilbagebetales gebyret, når det udleverede materiale leveres tilbage i ubeskadiget stand.

Ved et begrænset udbud samt udbud efter forhandling skal det supplerende udbudsmateriale derimod kun sendes til kredsen af prækvalificerede leverandører. Materialet sendes samtidig med opfordringen til at deltage.

Afsendelse af udbudsbekendtgørelsen 

Bekendtgørelserne kan sendes enten elektronisk eller på anden måde, jf. udbudsdirektivets art. 36 stk. 2 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 44, stk. 2. Direktiverne fastsætter særlige krav til den elektroniske fremsendelse. Standardformularerne udfyldes elektronisk på SIMAPS hjemmeside. Fremsendelse af PDF-udgaverne via mail betragtes ikke som elektronisk fremsendelse.

Hvis man vælger ikke at fremsende udbudsbekendtgørelsen elektronisk, skal Udbudsbekendtgørelsen sendes til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer i Luxembourg for offentliggørelse:

E-mail: mp-ojs@remove-this.opoce.cec.eu.int
faxnr.:
+352 29 29 44 619
+352 29 29 44 623
+352 29 29 42 670

Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen

Bekendtgørelser, der er udarbejdet og sendt elektronisk, bliver offentliggjort senest 5 dage efter afsendelsen, jf. udbudsdirektivets art. 36, stk. 3 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 44, stk. 3.

Hvis bekendtgørelsen er udarbejdet på anden måde end elektronisk,offentliggører Publikationskontoret bekendtgørelsen i EU-Tidende og TED-databasen inden for 12 dage efter tidspunktet for ordregivers afsendelse af bekendtgørelsen.

I hastende tilfælde kan disse frister nedsættes fem dage, jf. udbudsdirektivets art. 36, stk. 3 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 44, stk. 3.

Offentliggørelsen er gratis. 

Efter udbudsdirektivets art. 36, stk. 5 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 44, stk. 5 kan bekendtgørelserne og deres indhold offentliggøres på nationalt plan. En national offentliggørelse må dog ikke ske før bekendtgørelserne er afsendt til Kommissionen eller offentliggjort i en køberprofil. Herudover må den nationale annonce ikke indeholde andre oplysninger end dem, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen i EU-Tidende. Den nationale annonce skal endvidere angive afsendelsesdatoen for meddelelsen til Kommissionen eller offentliggørelsen i køberprofilen.

7.1.3 Bekendtgørelser om indgåede kontrakter

Når udbudsproceduren er gennemført med indgåelse af en kontrakt, skal ordregivere offentliggøre en meddelelse herom i EU-Tidende, jf. udbudsdirektivets art. 35, stk. 4 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 43. Meddelelsen skal senest afsendes 48 dage efter indgåelsen af aftalen (for forsyningsvirksomhedsdirektivet dog to måneder).

Det fremgår af direktiverne, at offentliggørelsen er obligatorisk. 

Afrapporteringen bør foregå med det samme til Publikationskontoret på det relevante blanket. 

Det ses ofte, at ordregivere undlader at sende en meddelelse om indgåede kontrakter i forbindelse med afslutningen af udbudet. Dette skaber ekstra besvær for ordregivere på et senere tidspunkt, fordi Konkurrencestyrelsen i disse tilfælde er nødt til at bede ordregiveren om at finde oplysningerne frem til brug for den obligatoriske danske årlige indberetning af statistiske oplysninger til Kommissionen.

Når ordregiver ikke har fremsendt kontraktannonce, eller oplysningerne i denne er mangelfulde, kan Konkurrencestyrelsen ikke via TED-databasen opfylde forpligtelsen til at indberette statistiske oplysninger.

Styrelsen retter derfor henvendelse til alle ordregivere, som ikke har offentliggjort en kontraktannonce, eller hvor de indberettede oplysninger til TED ikke er fyldestgørende. Fremover vil alle ordregivere, der ikke har indsendt en kontraktannonce, modtage denne automatiske påmindelse pr. mail.

Når der er tale om en rammeaftale, er ordregivere dog fritaget for at sende en meddelelse om hver af de kontrakter, der indgås på grundlag af rammeaftalen.

Når ordregivere indgår kontrakter baseret på et dynamisk indkøbssystem, skal de derimod sende en meddelelse senest 48 dage efter indgåelsen af hver kontrakt. Direktiverne giver dog mulighed for at fremsende disse meddelelser samlet for et kvartal. I disse tilfælde skal ordregivere fremsende de samlede meddelelser senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.

Også indgåelse af tjenesteydelseskontrakter omfattet af udbudsdirektivets Bilag II B og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XVII B skal meddeles til EU’s publikationskontor, men ordregiver kan beslutte, at meddelelsen ikke skal offentliggøres.

7.2 Frister ved afholdelse af udbud

Beregningen af tidsfristerne efter direktiverne sker efter Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971.

Fristerne beregnes i kalenderdage ( i modsætning til arbejdsdage), dvs. inklusiv helligdage, søndage og lørdage.

En væsentlig nyskabelse i direktiverne er, at der indføres bestemmelser om reduktion af minimumsfristerne ved afholdelse af udbud, når der bruges elektroniske midler. Nedenfor gennemgås de relevante minimumsfrister for hver enkel udbudsform.

På http://www.udbudsportalen.dk/ kan findes praktisk hjælp ved udregningen af datoerne i et konkret udbud. Værktøjet er udarbejdet i et samarbejde mellem Kommunernes Landsforening og Erhvervs- og Byggestyrelsen.

7.2.1 Frister ved afholdelse af offentligt udbud

Efter udbudsdirektivet 

Når denne udbudsform vælges, skal der i udbudsbekendtgørelsen fastsættes en frist for afgivelsen af tilbud på mindst 52 dage regnet fra datoen for (ikke elektronisk) afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til Publikationskontoret, jf. udbudsdirektivets art. 38, stk. 2. Hovedreglen er dog, at udbudsbekendtgørelserne udfyldes elektronisk på SIMAP’s hjemmeside. Dette giver mulighed for at afkorte tilbudsfristen væsentligt, jf. nedenfor.

Udbudsdirektivet giver følgende muligheder for forkortelse af denne frist: 

1. Uden vejledende forhåndsmeddelelse  

• Hvis udbudsbekendtgørelsen fremsendes elektronisk, kan fristen på 52 dage afkortes med 7 dage, dvs. fristen bliver 45 dage fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 5<//u></><//>. 
• Hvis ordregiver har gjort udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument tilgængelige på Internettet, kan fristen på 52 dage afkortes med 5 dage, dvs. fristen bliver 47 dage fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 6.
• De to nævnte muligheder for afkortning kan kumuleres, sådan at fristen bliver 40 dage fra afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 6<//u></><//>.

2. Med vejledende forhåndsmeddelelse 

• Hvis der er udarbejdet en vejledende forhåndsmeddelelse, kan fristen dog også som hovedregel nedsættes til 36 dage fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen.

Det er muligt at sætte en kortere frist end de 36 dage, så længe perioden er lang nok til at gennemføre et effektivt udbud. Det vil sige, at den opgave, der er stillet, og tilbudsfristen står i rimeligt forhold. Fristen kan dog under ingen omstændigheder være under 22 dage, jf. direktivets art. 38, stk. 4.

Den kortere frist efter art. 38, stk. 4 er kun tilladt, hvis:

o   forhåndsmeddelelsen indeholder alle oplysninger, der kræves for en udbudsbekendtgørelse i Bilag VII A, i det omfang oplysningerne foreligger ved bekendtgørelsens offentliggørelse og
o  forhåndsmeddelelsen er sendt mindst 52 dage og højst 12 måneder før afsendelsen af udbudsbekendtgørelse.

• Hvis udbudsbekendtgørelsen fremsendes elektronisk, kan fristen på 36 dage afkortes med yderligere 7 dage, dvs. fristen bliver 29 dage.
• Det må følge forudsætningsvis, at muligheden for afkortelse i direktivets art. 38, stk. 6 <//u></><//>også gælder, når der er sendt en forhåndsmeddelelse.

Dette betyder, at fristen på 36 dage kan afkortes med 5 dage, hvis ordregiver har gjort udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument tilgængelige på Internettet, dvs. fristen bliver 31 dage fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 6.

• De to nævnte muligheder for afkortning kan kumuleres, sådan at fristen på 36 dage bliver 24 dage fra afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 6<//u></><//>.

Det bemærkes, at mulighederne for afkortning ikke må føre til, at fristen for modtagelse af tilbud bliver under 22 dage. Dette følger af begrænsningen i udbudsdirektivets art. 38, stk. 4. Det betyder også, at afkortningsmulighederne ikke kan anvendes fuldt ud i de tilfælde, hvor udbyder har adgang til fra start at sætte fristen til mindre end 36 dage.

Supplerende oplysninger

Hvis ordregiver i forbindelse med et offentligt udbud ikke har givet elektronisk adgang til udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument, og en tilbudsgiver rekvirerer disse dokumenter, skal ordregiveren sende de ønskede dokumenter senest 6 dage efter modtagelsen af anmodningen. Tilbudsgiver skal anmode om supplerende oplysninger i tide.

Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne skal sendes senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Efter forsyningsvirksomhedsdirektivet 

Fristerne for afholdelse af et offentligt udbud efter forsyningsvirksomhedsdirektivet er de samme som i udbudsdirektivet.  

Således skal fristen for afgivelsen af tilbud mindst være 52 dage regnet fra datoen for (ikke elektronisk) afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til Publikationskontoret, jf. direktivets art. 45, stk. 2. Hovedreglen er at udbudsbekendtgørelserne udfyldes og sendes til publikationskontoret elektronisk, dette giver mulighed for en forkortelse af tilbudsfristen, jf. art. 45, stk. 5.

Herudover er der også i forsyningsvirksomhedsdirektivet givet mulighed for forkortelse af denne frist, jf. direktivets art. 45, stk. 4, 5, og 6. Disse bestemmelser har samme ordlyd som bestemmelserne i udbudsdirektivet, se gennemgangen ovenfor.

Forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45, stk. 7 fastsætter dog, at de samlede reducerede frister under ingen omstændigheder må resultere i en frist for modtagelse af tilbud som er kortere end 15 dage. Hvis udbudsbekendtgørelsen er fremsendt på en anden måde end elektronisk eller pr. telefax, må de samlede reducerede frister ikke føre til en frist, der er kortere end 22 dage.

En oversigtstabel over fristerne for afholdelse af et offentligt udbud findes i direktivets Bilag XXII.

7.2.2 Frister ved afholdelse af begrænset udbud

Efter udbudsdirektivet

Et begrænset udbud gennemføres i to faser – en prækvalifikations- og en tilbudsfase. Disse faser er tidsmæssigt adskilte, og direktiverne fastsætter to slags frister, som ordregivere skal overholde – en frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse og en frist for afgivelse af tilbud.

Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse 

Fristen for modtagelse af anmodninger om deltagelse skal være mindst 37 dage, regnet fra datoen for (ikke elektronisk) afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 3, litra a.

Hovedreglen er at udbudsbekendtgørelsen udarbejdes og fremsendes elektronisk efter reglerne i Bilag VIII, nr. 3. Det medfører efter udbudsdirektivets art. 38, stk. 5, at fristen på 37 dage kan afkortes med 7 dage. Dvs. at fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse bliver 30 dage.

Der gælder ingen frister for, hvor hurtigt ordregiveren skal gennemføre prækvalifikationen.

Frist for modtagelse af tilbud

Fristen for modtagelse af bud skal som hovedregel mindst være 40 dage, jf. direktivets art. 38, stk. 3, litra b. 

Hvis ordregiver fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen har gjort udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument tilgængelige på Internettet, kan fristen på 40 dage afkortes med 5 dage, dvs. fristen bliver 35 dage fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud, jf. direktivets art. 38, stk. 6.

Det er muligt at sætte en kortere frist end de 36 dage, så længe perioden er lang nok til at gennemføre et effektivt udbud. Det vil sige, at den opgave, der er stillet, og tilbudsfristen står i rimeligt forhold. Fristen kan dog under ingen omstændigheder være under 22 dage, jf. direktivets art. 38, stk. 4.

Også her kan fristen afkortes med 5 dage, hvis udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument er gjort tilgængelige på Internettet, dvs. fristen på 36 dage bliver 31 dage fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud, jf. direktivets art. 38, stk. 6. Den samlede reducerede frist må dog ikke være kortere end 22 dage.

Supplerende oplysninger 

Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne skal sendes senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, forudsat at der er anmodet om dem i tide, jf. udbudsdirektivets art. 40, stk. 4 . Ved hasteproceduren er fristen 4 dage.  

Efter forsyningsvirksomhedsdirektivet 

Fristerne for afholdelse af et begrænset udbud findes i forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45. 

Frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse 

Fristen for modtagelse af anmodninger om deltagelse skal som regel være mindst 37 dage, regnet fra datoen for (ikke elektronisk) afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 45, stk. 3, litra a. Efter bestemmelsen kan man dog fastsætte en kortere frist, dog ikke under 15 dage, hvis bekendtgørelsen er sendt til offentliggørelse elektronisk eller pr. telefax, og ikke under 22 dage, hvis den er fremsendt på anden måde. Den korteste tilladte frist for modtagelse af anmodninger om deltagelse er således 15/22 dage.

Efter direktivets art. 45, stk. 5, kan denne frist afkortes med 7 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen er fremsendt elektronisk, dvs. hvis ordregiver vælger den generelle frist for modtagelse af ansøgninger på 37 dage, kan denne forkortes til 30 dage. 

Hvis ordregiver derimod vælger den korteste tilladte frist på 15 dage, skal ordregiver være opmærksom på bestemmelsen i direktivets art. 45, stk. 8, hvorefter den samlede reducerede frist under ingen omstændigheder må være under 15 dage. Dette betyder, at når man fra starten har fastsat en frist på 15 dage, kan denne frist ikke afkortes med yderligere 7 dage efter art. 45, stk. 5, idet dette vil føre til en frist på 8 dage, hvilket vil være i strid med art. 45, stk. 8.

Der gælder ingen frister for, hvor hurtigt ordregiveren skal gennemføre prækvalifikationen.

Frist for modtagelse af tilbud 

Til forskel fra udbudsdirektivet kan fristen for modtagelse af tilbud efter forsyningsvirksomhedsdirektivet aftales indbyrdes mellem ordregiveren og de udvalgte ansøgere, jf. art. 45, stk. 3, litra b). Ordregiver skal dog give alle ansøgere samme tid til udarbejdelse af fremsendelse af tilbud.

Hvis der ikke kan opnås enighed om fristen, skal ordregiver som hovedregel fastsætte en frist på mindst 24 dage, men under ingen omstændigheder kortere end 10 dage, regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at indsende tilbud. Dette følger af direktivets art. 45, stk. 3, litra c).

Fristen kan afkortes med 5 dage, hvis ordregiver fra datoen for offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen har gjort udbudsbetingelserne og ethvert supplerende dokument tilgængelige på Internettet, jf. direktivets art. 45, stk. 6.

Også i denne forbindelse fastsætter direktivet, hvor kort den samlede reducerede frist må være. Efter direktivets art. 45, stk. 8, andet afsnit, må reduktionen nemlig under ingen omstændigheder føre til en frist, der er kortere end 10 dage. Dette gælder dog ikke, hvis fristen er aftalt mellem ordregiver og tilbudsgiverne.

Begrænsningen har betydning i de tilfælde, hvor ordregiver har valgt den korteste tilladte frist for modtagelse af tilbud, som er 10 dage. I den situation kan ordregiver ikke benytte sig af muligheden for forkortelse i art. 45, stk. 6, idet dette vil føre til en frist på 5 dage, dvs. under grænsen i art. 45, stk. 8.

En oversigtstabel over fristerne for afholdelse af et begrænset udbud findes i direktivets Bilag XXII.

7.2.3 Frister ved afholdelse af konkurrencepræget dialog

Udbudsformen konkurrencepræget dialog findes kun i udbudsdirektivet. 

Direktivets art. 38, stk. 3, litra a) fastsætter, at fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse i dialogen skal være mindst 37 dage. Fristen regnes fra datoen for (ikke elektronisk) afsendelse af udbudsbekendtgørelsen.

Udgangspunktet er, at udbudsbekendtgørelsen bliver udarbejdet og fremsendt elektronisk. Det giver ordregiveren mulighed for at afkorte fristen med 7 dage, jf. art. 38, stk. 5. Dette betyder, at fristen bliver 30 dage.

En eventuel forhåndsmeddelelse har ingen indflydelse på denne frist. 

Direktivet fastsætter ikke en særlig frist for, hvor hurtigt udvælgelsen af ansøgerne skal gennemføres. 

Når udvælgelsen er afsluttet skal ordregiver opfordre de udvalgte ansøgere til at deltage i dialogen. Der er heller ikke i direktivet en frist for gennemførelsen af dialogfasen. Dialogen fortsætter, indtil ordregiveren har indkredset den eller de løsninger, der kan opfylde behovet. På dette tidspunkt afslutter ordregiver dialogen.

Efter ordregiver har erklæret dialogen for afsluttet og deltagerne er underrettet herom, indtræder tilbudsgivningsfasen. 

Direktivet indeholder ikke en særlig frist for afgivelsen af tilbud. Denne frist fastsættes af ordregiver. Fristen for modtagelse af tilbud skal dog fremgå af opfordringen til at afgive tilbud. Dette følger af direktivets art. 40 stk. 5, sidste led. 

Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne skal sendes senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, forudsat der er anmodet om dem i tide, jf. udbudsdirektivets art. 40, stk. 4.

7.2.4 Frister ved afholdelse af udbud efter forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse

Efter udbudsdirektivet

Udbudet efter forhandling med udbudsbekendtgørelse er delt i to faser, dels prækvalifikationsfasen, dels tildelingsfasen.

Prækvalifikationen forløber på samme måde som ved begrænset udbud. Der gælder den samme frist på mindst 37 dage ved ikke elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, jf. direktivets art. 38, stk. 3, litra a.

Hovedreglen er at udbudsbekendtgørelsen udarbejdes og fremsendes elektronisk efter reglerne i direktivets Bilag VIII, nr. 3. Efter udbudsdirektivets art. 38, stk. 5, afkortes fristen derfor med 7 dage Dvs. at fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse som udgangspunkt vil være 30 dage.

Til forskel fra et begrænset udbud er der i direktivet ikke fastsat en udtrykkelig mindstefrist for afgivelse af tilbud.

Efter forsyningsvirksomhedsdirektivet

Fristerne for afholdelse af et udbud efter forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse findes i forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45, og er fuldstændig ens med fristerne for afholdelse af et begrænset udbud.

Der henvises derfor til gennemgangen under afsnit 7.2.2.

En oversigtstabel over fristerne ved udbud efter forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse findes i direktivets Bilag XXII.

Eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne skal sendes senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, forudsat der er anmodet om dem i tide, jf. udbudsdirektivets art. 40, stk. 4.

7.2.5 Frister ved afholdelse af udbud efter forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse

Hverken udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet fastsætter særlige frister for afholdelse af udbud efter forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse

7.2.6 Frister ved dynamiske indkøbssystemer

I forbindelse med oprettelsen af et dynamisk indkøbssystem er ordregiveren forpligtet til at følge reglerne for offentligt udbud i alle faser indtil tildelingen af de konkrete kontrakter. Dette indebærer bl.a., at ordregivere ved oprettelsen af systemet skal overholde fristerne for offentligt udbud.

Fristerne kan forkortes ved brug af forhåndsmeddelelse. Da systemet skal være fuldt elektronisk, kan fristerne endvidere automatisk forkortes med 7 og 5 dage efter reglerne i udbudsdirektivets art. 38, stk. 5 og 6 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 45, stk. 5 og 6.

Når ordregiver modtager en vejledende tilbud fra en virksomhed, skal ordregiver tage stilling til, om virksomheden kan optages i systemet. Denne vurdering skal afsluttes senest 15 dage efter det vejledende tilbud er afgivet, jf. udbudsdirektivets art. 33, stk. 4 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 15, stk. 5.

Muligheden for efterfølgende at søge om optagelse i systemet skal være åben i hele systemets funktionsperiode.

Når en ordregiver vil foretage et konkret indkøb, skal denne offentliggøre en forenklet udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende. Formålet med denne offentliggørelse er at give nye virksomheder mulighed for at søge om optagelse i systemet. Fristen for ansøgning skal være mindst 15 dage.

Efter fristens udløb opfordrer ordregiveren alle optagne virksomheder, dvs. både de virksomheder, der allerede var i systemet og eventuelle nyoptagne virksomheder om at afgive et opdateret tilbud. Ordregiver skal ikke overholde en bestemt tilbudsfrist.

7.2.7 Hasteprocedure

Efter udbudsdirektivet

Reglerne for hasteproceduren findes i udbudsdirektivets art. 38, stk. 8.

Ordregiveren kan i undtagelsessituationer afkorte de normale frister for begrænset udbud eller udbud efter forhandling med forudgående bekendtgørelse.

Der skal være tale om hastende tilfælde, hvor det ikke er muligt at overholde de normale frister i forbindelse med et begrænset udbud eller et udbud efter forhandling med forudgående udbudsbekendtgørelse.

Bestemmelserne skal formentlig i udgangspunktet forstås således, at umuligheden ikke må skyldes ordregiverens forhold. Der skal endvidere være tale om en situation, hvis indtræden ikke kunne forudses.

Hasteproceduren skal gennemføres i to faser, som begrænset udbud eller udbud efter forhandling.

Når proceduren anvendes, nedsættes fristen for modtagelse af anmodninger om at blive prækvalificeret fra mindst 37 dage til mindst 15 dage ved ikke elektronisk afsendelse af bekendtgørelsen. Hvis bekendtgørelsen sendes elektronisk efter Bilag VIII, nr. 3, nedsættes fristen til mindst 10 dage.

Når hasteproceduren anvendes, skal Publikationskontoret offentliggøre udbudsbekendtgørelsen senest 5 dage efter afsendelsen, jf. direktivets art. 36, stk. 3.

Fristen for modtagelse af bud ved begrænset udbud nedsættes fra mindst 40 dage til mindst 10 dage fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.

Ved hasteproceduren skal eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne meddeles senest 4 dage inden udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af tilbud, jf. direktivets art. 40, stk. 4.

Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen begrunde, hvorfor hasteproceduren er anvendt.

Efter forsyningsvirksomhedsdirektivet

Forsyningsvirksomhedsdirektivet har ikke – som udbudsdirektivet – en selvstændig bestemmelse om hasteprocedure ved begrænset udbud og udbud efter forhandling.

udbud/vejledning1/udbudsdirektiver-2006/kap_7/#7.37.3 Regler for kommunikation

Som noget nyt er det i udbudsdirektiverne udtrykkeligt fastslået, at elektroniske midler er ligestillet med de traditionelle kommunikationsmidler. Samtidigt indeholder direktiverne regler, der skal sikre, at brugen af elektronisk kommunikation sker på en forsvarlig og ikke-diskriminerende måde, og at de anvendte elektroniske midler opfylder de nødvendige sikkerhedskrav til beskyttelse af dataintegriteten.

Disse regler findes i udbudsdirektivets art. 42 samt Bilag X og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48 og Bilag XXIV.

Udgangspunktet i begge direktiver er, at ordregiver kan vælge det kommunikationsmiddel, som skal bruges ved gennemførelsen af et konkret udbud. Dette følger af udbudsdirektivets art. 42, stk. 1 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48, stk. 1. Efter disse bestemmelser kan ordregiveren vælge mellem følgende kommunikationsmidler:

• brev,
• telefax,
• elektronisk,
• telefonisk eller
• en kombination af disse midler.

Efter udbudsdirektivets art. 42, stk. 2 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48, stk. 2 skal de valgte kommunikationsmidler dog være alment tilgængelige og må ikke begrænse adgangen til at deltage i udbudet.

Herudover er det i direktiverne generelt fastsat, at kommunikations- og informationsudvekslingen samt informationslagringen skal ske på en måde, der sikrer, at dataintegriteten og fortroligheden af tilbudene og ansøgningerne om deltagelse beskyttes, og at de ordregivende myndigheder ikke får kendskab til indholdet af disse inden udløbet af den fastsatte frist.

Særlige krav til de elektroniske kommunikationsmidler

Som det fremgår af de ovenfor nævnte bestemmelser er elektroniske midler ligestillet med de traditionelle kommunikationsmidler. Dette betyder, at en ordregiver kan pålægge brug af elektronisk kommunikation i udbudsprocessen. 

Samtidigt fastsætter direktiverne i visse tilfælde en forpligtelse for ordregivere til udelukkende at bruge elektronisk kommunikation. Dette er fx tilfældet ved anvendelsen af et dynamisk indkøbssystem. 

Udbudsdirektiverne stiller en række særlige krav til de elektroniske kommunikationsmidler. 

De redskaber, der bruges til elektronisk kommunikation og deres tekniske karakteristika, skal være: 

• ikke-diskriminerende,
• almindeligt tilgængeligt og
• funktionelt kompatible med almindeligt anvendte produkter indenfor informations- og kommunikationsteknologi.

Dette betyder, at ordregivere ikke må stille krav om anvendelsen af fx et computerudstyr, som ingen eller kun nogle af tilbudsgiverne kan skaffe sig. Hvis det fx er et krav, at tilbudsgiveren selv har adgang den relevante software, skal der være tale om software, som det er nemt at få fat i og omkostningerne skal være proportionale med anvendelsesmulighederne. Hertil kommer, at det skal være nemt at installere og bruge.

Når ordregiver har bestemt, at der i forbindelse med et udbud skal anvendes elektronisk kommunikation, skal systemerne til elektronisk fremsendelse og modtagelse af tilbud og til elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse, opfylde kravene i udbudsdirektivets art. 42, stk. 5 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48, stk. 5.

Ordregivere skal således sørge for, at oplysninger om de specifikationer, der er nødvendige for elektronisk afgivelse af tilbud og ansøgninger om deltagelse, herunder kryptering, er tilgængelige for de pågældende parter.

Endvidere skal disse systemer være i overensstemmelse med udbudsdirektivets Bilag X og forsyningsvirksomhedsdirektivets Bilag XXIV.

Systemerne skal garantere, at de elektroniske signaturer, som vil blive anvendt, opfylder kravene til almindelig digital signatur, som er fastsat i direktiv 1999/93/EF. Det bemærkes, at der i Danmark ikke stilles krav om brug af avanceret elektronisk signatur. Dette kan dog forekomme i andre medlemslande, idet udbudsdirektiverne giver mulighed for indførelse af et sådant krav.

Det anvendte system skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og dato for modtagelse af tilbud/ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed.

Endvidere skal det med rimelighed kunne sikres, at ingen kan få adgang til de fremsendte oplysninger før udløbet af de fastsatte frister. Hvis dette forbud overtrædes, skal det være muligt af spore overtrædelsen.

Systemerne skal også garantere, at der kun er bemyndigede personer, som har adgang til at fastsætte og ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger. Desuden skal kun bemyndigede personer have adgang til de fremsendte oplysninger, både på de forskellige stadier i udbudsproceduren og efter udløbet af den pågældende frist, samt efter oplysningerne er modtaget og åbnet.

Endelig stiller direktiverne et krav om, at de elektroniske systemer skal garantere, at disse bemyndigede personer optræder samtidigt.

Efter udbudsdirektivets art. 42, stk. 5, litra d) og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48, stk. 5, litra d), skal ansøgerne og tilbudsgiverne forpligte sig til at forelægge de attester, dokumenter og erklæringer, der kræves i forbindelse med udvælgelsen, samt tilbudene inden udløbet af den fastsatte frist, hvis disse ikke findes i elektronisk form.

Krav til andre former for fremsendelse af ansøgninger om deltagelse 

Efter udbudsdirektivets art. 42, stk. 6 og forsyningsvirksomhedsdirektivets art. 48, stk. 6, kan ansøgninger om deltagelse også indgives skriftligt eller telefonisk. 

Hvis ansøgningerne indgives telefonisk, fastsætter direktiverne, at ansøgerne skal sende en skriftlig bekræftelse inden udløbet af fristen for modtagelse af ansøgninger.

Hvis ansøgningerne indgives pr. telefax, kan ordregivere kræve, at ansøgningen bekræftes pr. post eller elektronisk, hvis dette er nødvendigt af hensyn til det juridiske bevismiddel. Hvis der stilles et krav om en sådan bekræftelse, skal dette krav samt fristen for afsendelse af bekræftelsen oplyses i udbudsbekendtgørelsen.