8. Udvælgelseskriterier
a. Hvad er udvælgelseskriterier?
Udvælgelseskriterierne hjælper til at vurdere virksomhedernes egnethed. Ud fra disse kriterier kan ordregiveren afgøre, om virksomheden overhovedet skal være med i konkurrencen om opgaven.
Udvælgelseskriterierne bruges til at teste om en virksomhed:
- har været i diskvalificerende situationer (fx konkurs, strafbare forhold og gæld til det offentlige),
- har de krævede faglige/tekniske kvalifikationer,
- råder over de krævede finansielle/økonomiske ressourcer, og/eller
- ifm en prækvalifikation) hører til den kreds af virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud.
Kun virksomheder, der klarer denne test, kan få deres tilbud taget i betragtning. Udvælgelseskriterierne skal angives i EU-annoncen. Udvælgelseskriterierne kan fungere som ufravigelige mindstekrav (alle udbudsformer) og/eller sammenligningsgrundlag (ved en prækvalifikation).
b. Offentligt udbud: Mindstekrav
Man kan godt gennemføre et udbud uden at bruge udvælgelseskriterier. Det kan fx være et offentligt udbud af en standardvare, hvor der alene konkurreres på prisen, og hvor der ikke stilles særlige krav til leverandørens tekniske egnethed.
Ved et offentligt udbud har udvælgelseskriterierne form af mindstekrav. Alle der opfylder mindstekravene, får tilbuddet taget i betragtning. Der er altså ikke en konkurrence om at være” bedst” i forhold til mindstekravene.
Boks 9. Hyppig fejl ved offentligt udbud
Ordregiver gør sig stor umage med at beskrive, hvilken dokumentation, fx for tilbudsgiverens faglige kvalifikationer, som skal indsendes sammen med tilbuddet, men glemmer at fortælle, hvordan dokumentationen vil blive brugt. Når det ikke fremgår af udbudsannoncen, hvilket fagligt niveau tilbudsgivere som minimum skal have, kan ordregiveren ikke bruge dokumentationen til at fravælge tilbudsgivere. |
c. Begrænset udbud/udbud med prækvalifikation: Mindstekrav og/eller sammenligningsgrundlag
En prækvalifikation betyder, at kun et begrænset antal tilbudsgivere får lov til at afgive tilbud.
Også ved udbud med prækvalifikation (fx begrænset udbud eller udbud efter forhandling) kan EU-annoncen indeholde en række mindstekrav. Men herudover kan kriterierne bruges til at vælge de bedst egnede virksomheder.
- Mindstekravene bruges altså først som et filter til at frasortere virksomheder, der ikke opfylder kravene.
- Og hvis der herefter stadig er flere egnede virksomheder end det antal, der skal prækvalificeres, kan ordregiveren beskære antallet ud fra objektive og saglige kriterier. Ofte vil kriterierne vedrøre de samme forhold som mindstekravene beskriver.
- Men ved en prækvalifikation kan en virksomhed ikke være sikker på at blive prækvalificeret, bare fordi virksomheden opfylder mindstekravene, altså er " egnet" , for andre virksomheder kan være bedre egnede.
Et kriterium der har været brugt ved prækvalifikationen (valget mellem tilbudsgiverne), kan ikke uden videre genbruges til at sammenligne tilbuddene og vælge det bedste tilbud. Når en virksomhed først er prækvalificeret, er det alene det konkrete tilbud, der tæller, og ikke virksomhedens generelle forhold.
Boks 10. Hyppig fejl ved begrænset udbud
Ordregiver gør sig umage med at angive (i annoncen) både de ”mindstekrav” (ovf. a.1.-3.), der skal være opfyldt for at blive prækvalificeret, og de kriterier der vil blive brugt til at vælge mellem de egnede virksomheder (ovf. a.4.). Hvis ordregiveren har sat mindstekravene for højt, kan ordregiveren ikke se bort fra mindstekravene, bare fordi antallet af ”egnede” egnede virksomheder er lavere end det antal, ordregiveren havde planlagt at prækvalificere. Ordregiveren må derfor først overveje, om der er behov for at opstille ufravigelige mindstekrav, eller om det er tilstrækkeligt, at kriterierne bruges som sammenligningsgrundlag for at udvælge det antal virksomheder, ordregiveren ønsker at prækvalificere. |