6. Udbudsmaterialet
Hvad er udbudsmaterialet?
Udbudsmaterialet giver virksomhederne alle nødvendige informationer om, hvad opgaven går ud på, og hvilke betingelser der skal gælde for gennemførelsen af udbuddet. Når udbudsbetingelserne er for omfattende til at kunne angives i annoncen i EU-Tidende, er det nødvendigt at udarbejde et supplerende udbudsmateriale.
Udbudsmaterialet kan fx give detaljer om den udbudte leverance. Udbudsmaterialet kan også indeholde et udkast til den kontrakt, som kommer til at gælde for opgaven.
Hvis der stilles særlige krav til, hvordan opgaven skal udføres, skal de angives i udbudsmaterialet. Det kan fx være krav til arbejdsmiljø eller sociale hensyn.
De kriterier, som ordregiver vil bruge til at vælge det bedste bud, skal også fremgå af det supplerende udbudsmateriale, hvis de ikke allerede er angivet i annoncen i EU-Tidende. Se nærmere om tildelingskriterierne i afsnit 9. Derimod skal ”udvælgelseskriterierne” (se afsnit 8) altid være angivet i annoncen i EU-Tidende.
Ved et offentligt udbud skal udbudsmaterialet være klart lige efter offentliggørelsen, så det straks kan sendes til virksomheder, der overvejer at afgive tilbud. I øvrigt kan tilbudsfristerne nedsættes, hvis udbudsmaterialet lægges på nettet samtidig med annoncen i EU-Tidende, jf. afsnit 7.
Udbuddet kan skrives på dansk, og der kan stilles krav om, at tilbud skal skrives på dansk.
Beskrivelse af opgaven ved et EU-udbud:
- Konkurrencen mellem tilbudsgiverne skal foregå på lige vilkår. Derfor skal udbudsmaterialet være entydigt beskrevet.
- Hvis tilbudsgiverne skal have vide rammer for, hvordan opgaven skal løses, specificeres kun behov og ønsker (funktionsudbud).
- Hvis priserne skal være lette at sammenligne, fx fordi der kun konkurreres på prisen, skal beskrivelsen af opgaven/leverancen typisk være meget detaljeret. Ellers risikerer ordregiveren, at tilbuddet med den laveste pris indeholder en løsning, som ikke er optimal for ordregiveren. Et sådant tilbud kan nemlig kun afvises, hvis det er i strid med udbudsmaterialet.
- Hvis der findes europæiske standarder, tekniske specifikationer eller lignende skal disse anvendes.
- Udbudsmaterialet må normalt ikke indeholde krav om eller henvisninger til bestemte varemærker, fabrikater og lignende, for en sådan angivelse kan give bestemte tilbudsgivere en fordel.
- Udbudsmaterialet kan indeholde krav om, at arbejdsmiljøkrav, nationale overenskomster og lignende skal overholdes.
Boks 7. Angivelse af varemærker, fabrikater mv. i et EU-udbud
Når et udbud er reguleret af direktiverne, må man som hovedregel aldrig angive et fabrikat, end ikke med tilføjelsen om at ”dermed ligestillede” produkter accepteres. Klagenævnet for udbud har således forbudt henvisning til et bestemt fabrikat, selvom henvisningen havde det praktiske formål at gøre det lettere for tilbudsgiverne at forstå beskrivelsen af leverancen: Ved udbud af affaldsindsamling kunne ordregiver fx ikke bare angive et fabrikat, som efter den almindelige opfattelse opfyldte de ønskede ergonomiske og funktionelle egenskaber. Klagenævnet fandt, at ordregiveren havde mulighed for at beskrive de ønskede krav uden at henvise til kærrer fra en bestemt producent. Det er således kun, når det er helt udelukket at lave en neutral teknisk beskrivelse, at det er tilladt at angive et fabrikat med tilføjelsen ”og dermed ligestillet”. |