12. Meddelelser til ansøgere og tilbudsgivere
a. Automatiske (uopfordrede) meddelelser
Det følger af de to udbudsdirektiver, at ordregiveren hurtigst muligt uopfordret skal give bydende og ansøgere meddelelse om, hvilken afgørelse der er truffet. Som netop nævnt er denne regel udbygget med en ny bestemmelse om, at denne underretning skal indeholde en ”summarisk begrundelse”.
I forbindelse med kontrakttildelingen har den summariske begrundelse som nævnt den funktion, at kontrakten ikke kan underskrives, før der er gået (normalt) 10 dage fra afsendelsen af begrundelsen.
I forbindelse med prækvalifikationen er det vigtigste ved den summariske begrundelse, at den afgives uopfordret. Herved bliver det lettere for en tilbudsgiver at vurdere, om der er anledning til at klage – eller om der er anledning til at anmode om en uddybende begrundelse, som direktiverne giver ret til (se næste afsnit).
b. Uddybende begrundelser efter anmodning
Desuden indeholder direktiverne bestemmelser om, at ordregiveren efter anmodning skal give forbigåede tilbudsgivere begrundelse for, hvorfor deres tilbud er blevet forkastet.
Til tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt bud, skal der gives oplysning om det antagne buds egenskaber og relative fordele, samt hvem der har fået tildelt kontrakten.
Bestemte oplysninger kan dog undtages fra offentliggørelse under nogle i direktiverne opregnede betingelser.
Ordregiverens pligt til at give en uddybende begrundelse i forbindelse med afslag gælder ikke kun ved tildelingen af kontrakten, men også i forbindelse med prækvalifikationer.
Begrundelsen gives senest 15 dage efter modtagelsen af anmodningen.