5. Hvem kan afgive tilbud

5.1 Generelt om udvælgelse af tilbudsgivere

Det er kun de virksomheder, der har de kvalifikationer, som der er stillet krav om fra udbyders side i udbudsmaterialet, der har ret til at få deres tilbud vurderet.

Under den fase i udbudsprocessen hvor de virksomheder, der kan give tilbud, udvælges, skal udbyder fokusere på de kvalifikationer, som virksomhederne har. Der er således en skarp skillelinie mellem udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. Der gælder det helt overordnede princip, at bedømmelsen af virksomhedernes kvalifikationer og evalueringen af tilbuddene skal holdes adskilt. Der må således ikke ske genanvendelse af kriterier. Dette gælder både ved offentlig og begrænset licitation og ved underhåndsbud.

I offentlig licitation har alle kvalificerede virksomheder krav på at få deres tilbud bedømt. Virksomheder, der er omfattet af en udelukkelsesgrund som nævnt i tilbudsbekendtgørelsens § 9 eller som ikke opfylder eventuelle i udbudsmaterialet fastsatte minimumskrav, kan ikke anses for kvalificerede.

I begrænsede licitationer kan udbyder derimod begrænse antallet af kvalificerede virksomheder, der har ret til at afgive tilbud.

Denne udvælgelse af virksomheder kan efter reglerne i tilbudsbekendtgørelsen ske på to måder, enten ved at gennemføre en prækvalifikation eller ved direkte indbydelse.

Tilbudsreglerne adskiller sig herved fra EU's Bygge- og anlægsdirektiv, hvor en prækvalifikation er obligatorisk ved brug af begrænset udbud. Når det er valgt at gøre tilbudsreglerne mere fleksible på dette punkt, skyldes det ikke mindst, at opgaverne under tilbudslovgivningen spænder meget bredt økonomisk, lige fra helt små opgaver og op til ca. 46 mio. kr. Det er derfor ønskeligt, at regelsættet indeholder metoder, som egner sig både til de små og de store opgaver.

5.2 Prækvalifikation af tilbudsgivere

Det er tanken med en prækvalifikation, at udbyder ved indhentning af dokumentation for virksomhedernes økonomiske og tekniske formåen kan få et grundlag for at udvælge de virksomheder, som er bedst egnede til at give tilbud på opgaven. Hermed kan prækvalifikation benyttes som et middel i bestræbelserne på at højne byggeriets kvalitet. Men samtidig tilrådes det, at den type og mængde af dokumentation, som udbyder beder om, afstemmes efter behovet i den konkrete sag, således at der tages hensyn til opgavens størrelse og karakter.

Når udbyder vælger at gennemføre en prækvalifikationsrunde, skal udbyder indkalde interesserede virksomheder ved at offentliggøre en udbudsannonce i pressen eller i elektroniske medier. Udbudsannoncen skal indeholde en frist på mindst 15 arbejdsdage, til at de interesserede virksomheder kan anmelde deres interesse for at deltage i licitationen, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 1.

Herudover skal udbudsannoncen indeholde oplysninger om hvilket tildelingskriterium, der vil blive anvendt ved tildelingen af kontrakten, det være sig kriteriet det laveste bud eller kriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 2, nr. 1. Denne forpligtelse har til formål at styrke gennemsigtigheden, idet virksomhederne allerede på dette tidspunkt kan vurdere, hvilken type af konkurrence der bliver tale om, og gøre sig overvejelser over om de ønsker at deltage. En yderligere styrkelse af gennemsigtigheden kan opnås, hvis også underkriterierne til "det økonomisk mest fordelagtige bud" oplyses på dette tidspunkt.

Endelig skal det af annoncen fremgå, hvor mange virksomheder, der vil blive opfordret til at afgive bud, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 2, nr. 2. Også dette krav har til formål at styrke gennemsigtigheden, således at virksomhederne kan vurdere deres chancer for at komme i betragtning til opgaven. Det er en mulighed i annoncen at fastsætte en ramme for det antal bydende, der vil blive udvalgt, for eksempel 5-7 bydende. En sådan fremgangsmåde giver udbyderen øget fleksibilitet.

Samtidig er det hensigten, at de nævnte oplysninger skal bidrage til at mindske ressourceforbruget ved tilbudsgivning, fordi virksomheder, som ikke er interesserede i at afgive tilbud på de givne vilkår, fravælger den pågældende opgave.

Udfra de samme hensyn er det efter bekendtgørelsens § 4, stk. 3 et krav, at udbyder i indbydelsen til prækvalifikation eller i selve udbudsmaterialet tilkendegiver, om udbyder agter at udarbejde et kontrolbud. I bekræftende fald skal et sådant kontrolbud afgives af udbyder senest samtidig med fristen for modtagelse af tilbud.

Virksomhedens økonomiske formåen kan f.eks. godtgøres ved

• at virksomheden fremlægger årsregnskaber for de sidste 3 år,
• at der fremlægges perioderegnskab for virksomheden fra tiden fra det seneste årsregnskab, og/eller
• at der fremlægges bankoplysning for virksomheden.

Eller udbyder kan bede om andre typer af oplysninger, han finder egnede til at vurdere virksomhedens økonomiske formåen.

Den tekniske formåen kan f.eks. dokumenteres på følgende måde:

• ved fremlæggelse af en liste over de betydeligste arbejder, virksomheden har udført de seneste 5 år. Eventuelt kan også fremlægges kopi af afleveringsrapporter for disse arbejder, idet sådanne rapporter kan være med til at give et billede af, om virksomheden udfører mangelfrit arbejde. Det skal dog tages i betragtning, at afleveringsrapporter ikke altid har en udformning, som gør dem egnede til at vise noget om den kvalitet, virksomheden har afleveret arbejdet i,
• ved at give en redegørelse for virksomhedens erfaringer med lignende opgaver, som den, der udbydes. Dette vil ofte være en god måde at danne sig et indtryk af virksomhedens erfaringsgrundlag på,
• ved fremsendelse af oplysning om, hvordan virksomheden normalt sikrer, at der sker kvalitetssikring af de arbejder, virksomheden udfører, herunder om virksomheden er certificeret. Denne type dokumentation skal forholde sig til virksomhedens normale kvalitetssikringsprocedurer,
• ved at fremlægge oplysninger om, hvordan virksomheden i forbindelse med de senest udførte arbejder har sikret, at arbejdet kunne udføres sikkerhedsog sundhedsmæssigt forsvarligt,
• ved at fremlægge oplysning om virksomhedens håndtering af miljøforhold, og/eller
• ved at fremlægge en redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede og hvor mange heraf, der vil deltagelse i udførelsen af opgaven samt oplysning om disses uddannelse og ansættelsesforhold.

Udbyder kan også vælge at bede om andre former for dokumentation, som udbyder vurderer vil give et billede af, om virksomheden har de rette kvalifikationer til opgaven. Endvidere bør udbyder i valget af dokumentationskrav tage hensyn til nystartede virksomheders muligheder for at komme i betragtning.

Prækvalifikationsfasen er også egnet til at sikre, at de virksomheder, der indbydes, tager forpligtelser med hensyn til sikkerhed, sundhed og ansættelsesvilkår seriøst. Herudover kan netop arbejdsmiljøforhold gøres til en form for konkurrenceparameter i udvælgelsesfasen, såfremt udbyder eksempelvis lægger vægt på, at de potentielle tilbudsgivere har en god statistik på overholdelse af arbejdsmiljøreglerne og lav frekvens af arbejdsulykker i deres hidtidige byggerier.

Tilsvarende kan prækvalifikationsfasen være det rigtige tidspunkt for at efterspørge særlige kvalifikationer på miljøområdet, som måtte være relevante for opgaven. Der kan f.eks. tages hensyn til, om virksomhederne har særlige erfaringer i håndtering af miljøforhold, eksempelvis gennem miljøledelsessystemer.

For eksempel registrering efter EMAS eller ISO 14001 vil kunne fungere som dokumentation for virksomhedernes kvalifikationer på miljøområdet, men anden dokumentation skal også accepteres. Ligeledes kan udbyder tage hensyn til, om virksomhederne er indehavere af et arbejdsmiljøcertifikat eller tilsvarende dokumentation, der anskueliggør indfrielse af høje arbejdsmiljømæssige krav.

I de tilfælde hvor udbyder afholder en prækvalifikationsrunde, kan de virksomheder, som udbyder inviterer til at deltage i licitationen, alene udvælges blandt de virksomheder, som har meldt sig som interesserede. Dette svarer helt til den praksis, som allerede kendes fra EU-området.

Samtidig har virksomheder ikke et krav på at blive prækvalificerede, selvom de opfylder de krav til økonomisk og teknisk formåen, som udbyder har opstillet. I praksis vil der hyppigt forekomme tilfælde, hvor udbyder på forhånd har begrænset antallet af bydende, men hvor antallet af kvalificerede ansøgervirksomheder overstiger dette tal. I disse tilfælde må udbyder, på baggrund af indsendt dokumentation, på objektiv og ikke-diskriminerende vis udvælge det forudsatte antal blandt de kvalificerede ansøgere, jf. tilbudslovens § 6, stk. 2. Dette indebærer, at kvalificerede virksomheder vil blive fravalgt.

Ved udvælgelsen af virksomhederne efter en prækvalifikation skal udbyder udover de ovennævnte forhold sørge for, at der fra en kreds af virksomheder, som har tæt indbyrdes forbindelse, således som beskrevet i bekendtgørelsens § 6, alene indbydes én virksomhed. Denne forpligtelse har været kendt allerede fra det tidligere udbudscirkulære og har til formål at modvirke, at konkurrencen begrænses ved at dele af den samme virksomhed konkurrerer mod hinanden.

Bestemmelsen sigter alene mod at forhindre, at tæt forbundne virksomheder konkurrerer mod hinanden på samme entreprise. Bestemmelsen forhindrer således ikke, at samme virksomhed eller forbundne virksomheder eksempelvis deltager på flere forskellige fagentrepriser.

De virksomheder, som bliver fravalgt af udbyder i prækvalifikationsfasen, har krav på en begrundelse herfor, såfremt de anmoder udbyder herom, jf. bekendtgørelsens § 7, stk. 5 og nedenfor i afsnit 6.3 om begrundelse generelt.

5.3 Særligt om direkte indbydelse

Som et supplement til afholdelse af prækvalifikation er der fortsat mulighed for at indbyde virksomhederne direkte, det vil sige uden at de forudgående har indsendt materiale med henblik på en bedømmelse. Også ved den direkte udvælgelse bør udbyder dog være opmærksom på, om virksomhedernes kvalifikationer matcher opgaven.

Ligesom ved prækvalifikation skal udbyderen i indbydelsen oplyse, om opgaven vil blive tildelt efter kriteriet laveste bud eller kriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, jf. bekendtgørelsens § 8, stk. 3. Også i denne situation kan gennemsigtigheden styrkes ved, at tilbudsgiverne får oplysning om underkriterierne allerede i indbydelsen.

For at sikre en vis spredning af en udbyders opgaver mellem forskellige virksomheder opstiller bekendtgørelsen i § 8, stk. 1 og 2 enkelte kriterier for, hvordan udvælgelsen skal foregå.

Udbyder må således heller ikke i dette tilfælde indbyde virksomheder, som har en tæt indbyrdes forbindelse på samme entreprise. Hensynet er her det samme som ved afholdelse af en prækvalifikation.

Endvidere skal udbyder sørge for at mindst én af de indbudte er fra områder uden for det lokale område. Dette krav skal værne mod, at lokale virksomheder favoriseres i udbudsprocessen. Kravet er for nogle udbydere allerede kendt fra det tidligere udbudscirkulære for det statslige og statsstøttede byggeri. Der er ikke lagt op til ændringer i den hidtidige fortolkning, hvorefter lokalområdet som hovedregel anses for den pågældende kommune. I store kommuner som eksempelvis København, Århus, Aalborg og Odense er det ikke et krav, at der indbydes virksomheder fra andre lokalområder. Tilsvarende er amtskommunale udbydere ikke forpligtet til at indbyde virksomheder, som har hjemme uden for amtet.

Endelig skal udbydere, der har vedvarende bygge- og anlægsaktivitet, sørge for, at der løbende sker en udskiftning i kredsen af de bydende. Også dette krav har til formål at sprede og skærpe konkurrencen mellem virksomhederne.

Udbyderen kan – såvel ved udvælgelsen af de bydende som senere i udbudsprocessen – udelukke bydende i de tilfælde, som er nævnt i bekendtgørelsens § 9.

5.4 Regler for hovedentreprenører, fagentreprenører og andre tilbudsgivere

Hovedentreprenører, fagentreprenører og andre tilbudsgivere på en offentlig og offentligt støttet bygge- og anlægsopgave kan på linie med udbyderen vælge mellem begrænset licitation med og uden prækvalifikation.

Når entreprenøren udbyder i begrænset licitation med prækvalifikation skal han i lighed med udbyderen i udbudsannoncen angive, hvilket tildelingskriterium opgaven vil blive tildelt på grundlag af og hvor mange bydende, der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ligesom udbyderen må entreprenøren ikke indbyde virksomheder med tæt indbyrdes forbindelse på det samme arbejde.

Også når entreprenøren udbyder i begrænset licitation uden prækvalifikation skal det i indbydelsen angives, hvilket tildelingskriterium opgaven vil blive tildelt på grundlag af. Derimod er entreprenøren ikke underlagt begrænsningerne vedrørende lokalområde og vedvarende bygge- og anlægsopgaver som nævnt i bekendtgørelsens § 8, stk. 1 og 2.

5.5 Inhabilitetsreglen

Reglen i bekendtgørelsens § 5 om inhabilitet er en udmøntning af kravet til udbyderen om at sikre mod forskelsbehandling i udbudsprocessen, jf. nærmere afsnit 2.1 ovenfor.

Således må udbyderen ikke indhente tilbud fra virksomheder, som på samme arbejde varetager eller har varetaget funktioner som rådgiver, forretningsfører eller byggeadministrator for udbyderen, hvis dette må antages at give den pågældende virksomhed en konkurrencefordel.

Bestemmelsen må i udgangspunktet fortolkes i overensstemmelse med de tilsvarende bestemmelser i EU-udbudsreglerne.

Som eksempel på en situation, hvor rådgiveren rammes af inhabilitetsreglen kan nævnes konstruktionen "totalentreprise med på forhånd valgt rådgiver". Det vil være i strid med reglen i bekendtgørelsens § 5, hvis udbyderen pålægger totalentreprenørerne at vælge en rådgiver, som har bistået udbyderen med f.eks. tilrettelæggelse af udbudet eller med forprojektering, og som er valgt af udbyderen uden særskilt udbud.

Reglen gælder også for entreprenørens valg af underentreprenører og indebærer, at entreprenøren ikke må indhente tilbud fra en underentreprenør, som på samme arbejde varetager eller har varetaget funktioner som rådgiver, forretningsfører eller byggeadministrator for udbyderen.

5.6 Muligheden for at afgive kontrolbud

En udbyders egne bud – også kaldet kontrolbud – er ikke tilbud i tilbudsreglernes forstand. Begrundelsen herfor er, at tilbud i tilbudsreglernes forstand har til formål at danne grundlag for indgåelse af kontrakt mellem udbyder og tilbudsgiver vedrørende udførelse af et bygge- og anlægsarbejde. Derimod har kontrolbud til formål at kontrollere, om udbyderen selv kan udføre det pågældende arbejde til en billigere pris eller på en økonomisk mere fordelagtig måde.

Efter bekendtgørelsens § 4 gælder der som hovedregel forbud mod, at udbyderen byder på eget arbejde.

Som udbyder anses i denne forbindelse også virksomheder, som udbyderen har tæt indbyrdes forbindelse med i form af fælles ejerskab m.v., jf. bekendtgørelsens § 6.

Som en undtagelse fra forbudet mod bud på eget arbejde gælder efter bekendtgørelsens § 4, stk. 2, at statslige, amtskommunale og kommunale udbydere har ret til at byde på deres eget arbejde.

De udbydere, som efter bekendtgørelsens § 4, stk. 2 kan afgive kontrolbud, er efter § 4, stk. 3 forpligtede til på forhånd at orientere de bydende om, at udbyderen agter at afgive et kontrolbud. Begrundelsen herfor er, at de bydende skal have mulighed for på forhånd at vurdere, om de ønsker at afgive bud på det pågældende arbejde.

Endvidere er det et krav, at et sådant kontrolbud skal foreligge senest på fristen for afgivelse af bud. Dette krav stilles for at sikre, at udbyderen selv og tilbudsgiverne afgiver kontrolbud henholdsvis tilbud på så ligeligt et grundlag som muligt.

Udbyderen er berettiget til at annullere udbudet og udføre arbejdet selv, hvis det viser sig, at kontrolbudet giver den laveste pris eller er det økonomisk mest fordelagtige bud. Det er dog åbenbart, at udbyderen skal være i stand til at dokumentere, at kontrolbudet er afgivet på et korrekt grundlag.

Som følge af at kontrolbud ikke er egentlige tilbud, skal udbyderen/den afdeling hos udbyderen, som udarbejder kontrolbudet, ikke prækvalificeres uanset om licitationen gennemføres som begrænset udbud med prækvalifikation.

Forside - Indhold - Top/Bund - Forrige/Næste

Version 1.0 November 2002 • © Konkurrencestyrelsen og Erhvervs- og Boligstyrelsen.
Udgivet af Konkurrencestyrelsen, http://www.ks.dk/ og Erhvervs- og Boligstyrelsen, http://www.ebst.dk/
Elektronisk publikation fremstillet efter Statens standard for elektronisk publicering