4. Udbudsformerne

Der findes 3 forskellige fremgangsmåder til indgåelse af kontrakter efter tilbudsreglerne:

• offentlig licitation
• begrænset licitation
• underhåndsbud

Udbyder må ved sit valg af udbudsform foretage en bedømmelse af, hvilken af udbudsformerne, der bedst giver konkurrence i forhold til den konkrete opgave. Etableringen af konkurrence er ikke blot et af tilbudsreglernes primære formål, det er også i udbyders interesse.

Udbyderen kan altid frit vælge mellem offentlig og begrænset licitation. Valg af underhåndsbud er underlagt visse begrænsninger for offentlige og offentligt støttede udbydere.

Udbyderens valg af udbudsform bør foretages på grundlag af en konkret vurdering af den pågældende opgaves karakter, hensynet til at skaffe tilstrækkelig konkurrence og hensynet overfor såvel udbyderen selv som overfor tilbudsgiverne til at begrænse ressourceforbruget. Det kan i denne forbindelse siges, at anvendelsesområdet for underhåndsbud generelt er mindre opgaver.

Uanset valg af udbudsform er udbyder efter tilbudslovens § 5, stk. 2 forpligtet til at sikre, at fristen for afgivelse af tilbud fastsættes således, at tilbudsgiverne har rimelig tid til at afgive tilbud.

4.1 Offentlig og begrænset licitation

4.1.1 Valg mellem offentlig og begrænset licitation

Ved valget mellem offentlig og begrænset licitation bør udbyder tage udgangspunkt i, om han ønsker at modtage tilbud fra en bred og ikke på forhånd defineret kreds af tilbudsgivere, eller om han alene ønsker tilbud fra virksomheder, som udbyderen selv udvælger i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler.

Ved offentlig licitation vælger udbyder i sagens natur ikke, hvor mange tilbud han ønsker at modtage, eller hvem han modtager tilbud fra.

Det gør udbyder derimod ved begrænset licitation, uanset om udbyderen anvender prækvalifikation eller ej.

Eksempelvis kan det være en fordel at vælge offentlig licitation, hvis udbyder ikke kender markedet tilstrækkeligt til på forhånd at udvælge tilbudsgivere, eller hvis udbyder netop ønsker tilbud fra andre virksomheder, end dem som udbyderen selv har kendskab til.

Ligeledes kan det være en fordel at vælge offentlig licitation ved mere standardprægede ydelser, hvor hovedvægten lægges på prisen. Begrænset licitation kan derimod med fordel anvendes i tilfælde, hvor der er få tilbudsgivere, som vil kunne levere den efterspurgte ydelse, hvor udbyderen eksempelvis ønsker at udelukke enkelte tilbudsgivere fra at byde på det pågældende arbejde, eller hvor tilbudsgivningen er ressourcekrævende, f.eks. ved totalentreprise.

4.1.2 Antal bud ved begrænset licitation

Udbyderen skal ved valg af antal bud i en begrænset licitation afveje hensynet til at skaffe tilstrækkelig konkurrence med hensynet til at begrænse ressourceforbruget til tilbudsgivning. Indhentning af flere tilbud, end opgaven tilsiger, risikerer nemlig at fordyre byggeriet. Det anbefales derfor, at der i reglen indbydes mellem 5 og 7 bydende. Der må dog kunne indbydes ned til 3 bydende, hvor udbyderen konkret vurderer, at dette er tilstrækkeligt til at varetage konkurrencehensynet. I øvrigt henvises til afsnittet om udvælgelse af tilbudsgivere, jf. kap. 5.

4.2 Underhåndsbud

Mens det altid står udbyder frit for at vælge offentlig eller begrænset licitation, gælder der for de fleste bygge- og anlægsarbejder, som er omfattet af tilbudsreglerne, nogle begrænsninger i anvendelsen af underhåndsbud.

Underhåndsbud adskiller sig fra offentlig og begrænset licitation blandt andet derved, at kravet om offentliggørelse af priser og eventuelle forbehold (lovens § 7) ikke gælder for underhåndsbud, at forhandlingsretten er fri og ubegrænset, og at udbyder ved brug af kriteriet økonomisk mest fordelagtige bud ikke er forpligtet til at give oplysning om underkriterier eller disses prioritering.

4.2.1 Brug af underhåndsbud

Som nævnt gælder der for de fleste bygge- og anlægsarbejder, som er omfattet af tilbudsreglerne, nogle begrænsninger for brug af underhåndsbud. I bekendtgørelsens § 13, stk. 1 er nævnt, hvilke udbydere og bygge- og anlægsarbejder, som begrænsningerne gælder for.

De pågældende begrænsninger findes i bekendtgørelsens § 13, stk. 2 – 4. Således gælder efter § 13, stk. 2, at udbydere af de pågældende arbejder maksimalt må indhente 4 underhåndsbud på samme arbejde.

For de af de pågældende arbejder, hvis samlede værdi ekskl. moms anslås til 2 mio. kr. eller derunder kan underhåndsbud indhentes i alle situationer.

Har det pågældende arbejder derimod en samlet anslået værdi ekskl. moms på over 2 mio. kr. kan underhåndsbud alene indhentes i de situationer, der er nævnt i bekendtgørelsens § 13, stk. 4. Disse situationer kendes tildels fra EUdirektiverne og det tidligere udbudscirkulære ⁶ og er udvalgt efter en vurdering af, hvornår der er særligt behov for at kunne indhente underhåndsbud også i større sager.

Som eksempler på disse situationer, hvor underhåndsbud kan indhentes på arbejder med en samlet anslået værdi ekskl. moms på over 2 mio. kr., kan nævnes:

• delarbejder, hvis anslåede værdi ekskl. moms er 500.000 kr. eller derunder, forudsat den samlede værdi af disse delarbejder ikke overstiger 20 \% af de samlede arbejders værdi,

  • Eksempel:
    En bygge- og anlægsopgave har en samlet anslået værdi ekskl. moms på 5 mio. kr. Opgaven udbydes i fagentrepriser, hvoraf eksempelvis tømrerentreprisen anslås til kr. 650.000, murerenterprisen til kr. 475.000, VVSentreprisen til kr. 375.000 og elentreprisen til kr. 225.000.

    Værdien af det samlede arbejde overstiger grænsen på 2 mio. kr. (jf. bekendtgørelsens § 13, stk. 3), hvilket indebærer, at udbyderen ikke kan indhente underhåndsbud på det samlede arbejde.

    Derimod kan udbyderen efter delydelsesreglen i bekendtgørelsens § 13, stk. 4, nr. 1 indhente underhåndsbud på delarbejder for op til 20 \% af det samlede arbejdes værdi, dog må værdien af det enkelte delarbejde maksimalt udgøre kr. 500.000. Udbyderen kan således vælge at indhente underhåndsbud på 2 entrepriser blandt murerentreprisen, VVS-entreprisen og el-entreprisen, idet ingen af disse arbejder overstiger 500.000 kr. og sammenlagt holder sig under 20\% af det samlede arbejdes værdi. Derimod kan der ikke indhentes underhåndsbud efter delydelsesreglen på tømrerentreprisen, idet værdien heraf overstiger kr. 500.000 eller på både murerentreprisen, VVS-entreprisen og elentreprisen, idet værdien af disse entrepriser sammenlagt overstiger 20\% af den samlede kontraktværdi.

• hvor der ikke ved licitationen er indkommet et egnet bud, forudsat de oprindelige udbudsbetingelser ikke ændres væsentligt. Ved et ikke "egnet bud" forstås, at de indkomne bud ikke på tilfredsstillende vis opfylder udbudsgrundlaget uden dog at være ukonditionsmæssige,
• bygge- og anlægsarbejder, der udføres som supplerende arbejder. Det er her et krav for at underhåndsbud kan anvendes, at der er tale om uforudsete forhold og at ordren på suppleringsarbejdet tildeles den virksomhed, som udfører det oprindelige arbejde. Sidstnævnte krav kan dog fraviges, hvis udbyderen påviser særlige forhold, der begrunder, at udbyderen lader andre udføre arbejdet. Der tænkes her især på det forhold, at den virksomhed, som har udført det oprindelige arbejde, fremkommer med en alt for høj pris på det supplerende arbejde. Det understreges, at udbyderen har bevisbyrden for at der er tale om en overpris,
• hvor kun én bestemt virksomhed kan udføre arbejdet.

Udbydere, som ikke er omfattet af definitionerne i bekendtgørelsens § 13, stk. 1, er ikke underlagt begrænsningerne i § 13, stk. 2 - 4 og kan dermed frit indhente underhåndsbud uanset størrelsen af det konkrete bygge- og anlægsarbejde. Disse udbydere er heller ikke underlagt maksimum på 4 bud, men kravet om at udnytte mulighederne for at skabe tilstrækkelig konkurrence gælder naturligvis også for disse udbydere. Endvidere gælder reglerne i bekendtgørelsens §§ 12 og 14 også for disse udbydere.

Som eksempler på sådanne udbydere kan nævnes almene boligorganisationer, der selv finansierer bygge- og anlægsopgaver og private virksomheder og privatpersoner, der modtager offentligt tilskud til en konkret byggeopgave.

Hovedentreprenører, fagentreprenører og andre tilbudsgivere kan ved indhentning af underentreprisetilbud til brug for en offentlig eller offentligt støttet bygge- og anlægsopgave vælge frit mellem offentlig og begrænset licitation og underhåndsbud. Begrænsningerne i bekendtgørelsens § 13, stk. 3 og 4 – de økonomiske grænser – gælder således ikke for entreprenøren ved indhentning af underhåndsbud. Derimod gælder maksimum på 4 underhåndsbud også for entreprenøren.

4.2.2 Antal underhåndsbud

Der er ikke efter tilbudsreglerne noget krav om, at udbyderen ved underhåndsbud skal indhente et bestemt antal underhåndsbud. I bemærkningerne til tilbudsloven står dog, at udbyderens forpligtelse til at udnytte mulighederne for at skabe konkurrence ofte vil nødvendiggøre, at udbyderen indhenter mindst 3 underhåndsbud.

I situationer omfattet af bekendtgørelsens § 13 lægger bekendtgørelsen som anført ovenfor en øvre grænse på antallet af underhåndsbud, idet udbyderen kan indhente 4 underhåndsbud eller derunder. Maksimum på de 4 underhåndsbud skal forstås som en absolut grænse. Der er således ikke mulighed for at annullere de modtagne underhåndsbud og herefter indhente yderligere underhåndsbud. Hvis udbyder har indhentet 4 underhåndsbud, men ikke ønsker at antage nogen af dem, må arbejdet i givet fald i stedet sendes i offentlig eller begrænset licitation.

Hvor mange underhåndsbud udbyderen bør indhente må bero på en konkret bedømmelse af den enkelte opgave. Udbyderen må foretage en afvejning mellem på den ene side hensynet til at skaffe tilstrækkelig konkurrence og på den anden side opgavens omfang, ressourceforbrug hos udbyder og tilbudsgivere, om der er tale om en standardopgave, der kan løses af mange forskellige virksomheder, eller om kun én eller få virksomheder kan løse den konkrete opgave m.v. Udbyder er således berettiget og forpligtet til at søge at opnå proportionalitet mellem opgavens omfang og antallet af ønskede underhåndsbud.

Ved små arbejder kan det virke uhensigtsmæssigt at indhente flere underhåndsbud. I disse situationer kan opgaverne udføres efter indhentning af et enkelt underhåndsbud. Også regningsarbejde kan være relevant for små arbejder. Der vil desuden ved løbende småopgaver være fordele ved at indgå rammeaftaler, jf. kap. 3.2.

Fodnoter

6 Cirkulære nr. 50 af 14. april 1989 om udbud af bygge- og anlægsarbejder.

Forside - Indhold - Top/Bund - Forrige/Næste

Version 1.0 November 2002 • © Konkurrencestyrelsen og Erhvervs- og Boligstyrelsen.
Udgivet af Konkurrencestyrelsen, http://www.ks.dk/ og Erhvervs- og Boligstyrelsen, http://www.ebst.dk/
Elektronisk publikation fremstillet efter Statens standard for elektronisk publicering