4. Maskinel, programmel, data og eksterne systemer
Forside - Indhold - Forrige/Næste
"Vejledning - Kontrakter om komplekse it-ydelser"
4.1 Kundens edb-system
Regulering af kontraktsmæssige forhold vedrørende rettigheder til maskinel og programmel afhænger af karakteren af den enkelte leverance.
Hvor kunden både ejer maskinellet, har licens på basisprogrammel og standard brugerprogrammel og selv eller ved 3. mand har udviklet individuelt programmel, er det alene kunden, der kan hæfte for, at der er indgået alle de nødvendige aftaler, og at kunden har de rettigheder, der er en forudsætning for, at leverandøren må drive anlægget.
I nogle situationer indeholder licens - og lease aftaler et vilkår om, at edb-systemet drives af kunden selv, og dermed er det umiddelbart udelukket at overlade driften til 3. mand uden leverandørens forudgående accept. Sålænge det er kunden, der er kontraktspart i disse aftaler, er det kunden, der hæfter overfor disse leverandører, såfremt der handles i strid med aftalernes vilkår.
Ved overdragelse af driften af kundens eget system til en leverandør kan det være økonomisk hensigtsmæssigt at overføre licensaftaler til leverandøren, idet mange leverandører vil have stordriftsaftaler på licenser på basisprogrammel, hvilket vil give en økonomisk fordel for kunden. I visse situationer kan der være mulighed for en direkte transport af kundens nuværende licens til leverandøren, uden betaling af et overdragelsesbeløb. I andre situationer er overdragelse fuldstændig udelukket, og der skal tegnes nye licenser.
I forbindelse med tegning af nye licenser vil der ofte være et engangsbeløb, der skal erlægges udover de løbende afgifter. Kunden skal derfor foretage en økonomisk vurdering af, i hvilket omfang det kan betale sig at bibeholde licenserne hos kunden selv, at transportere licenserne til leverandøren eller at leverandøren tegner nye licenser. Dette skal afgøres helt konkret for hver enkelt kontrakt.
Eftersom kunden ikke har kendskab til en potentiel driftsleverandørs aftaler om licenser, herunder de økonomiske vilkår, bør en sådan ny licensaftale formuleres på en sådan måde, at der er mulighed for at kunden kan bibeholde licenserne, samt at de alternativt kan transporteres, såfremt dette er økonomisk rentabelt. Det er væsentlig som kunde at være opmærksom på, at det meget vel kan være en økonomisk fordel at transportere nogle af licensaftalerne til leverandøren, men ikke dem alle. Det vil helt afhænge af kundens konkrete licensaftaler samt de enkelte driftsleverandørers stordriftsaftaler.
Leverandørens aftaler om licenser kan variere økonomisk fra leverandør til leverandør. Såfremt leverandørerne skal have lige muligheder for at sammensætte den optimale økonomiske løsning for kunden i relation til licenser, må kunden oplyse leverandørerne om de nuværende licensvilkår. De enkelte leverandører får, med udgangspunkt i disse oplysninger, herefter muligheden for at sammensætte det økonomisk mest optimale for kunden.
Den kontraktmæssige formulering kan f.eks.være følgende:
"Kunden indestår for, at der er indgået aftaler om brugsret, herunder de nødvendige licenser på basis- og brugerprogrammel, samt vedli geholdelsesaftaler for alle komponenter, der indgår i kontrakten mel lem kunden og leverandøren, samt at disse aftaler ikke strider mod, at leverandøren forestår drift, vedligeholdelse og udvikling i kundens driftsmiljø [hos leverandøren].
Foreligger der ikke de nødvendige kontrakter, påtager kunden sig uden omkostninger for leverandøren at indgå de nødvendige kontrakter
Såfremt der skal ske transport af kundens eksisterende kontrakter, skal kunden, som kontraktspart sikre, at disse transporter er foreta get, inden test skal påbegyndes.
I de tilfælde hvor transport af eksisterende aftaler ikke er mulig, og kunden ikke fortsat skal være kontraktspart, indgår leverandøren efter nærmere aftale med kunden disse aftaler direkte med 3.parts leverandørerne for kundens regning. Leverandøren skal herved søge at opnå størst mulige stordriftsfordele og rabatter Ved eventuelt forøget ressourceforbrug for leverandøren reguleres det i § 11.2 anførte vederlag i overensstemmelse med prisbilaget.
Oversigt over kundens ved kontraktens indgåelse anvendte basis- og brugerprogrammel fremgår af bilag 4."
4.2 Maskinel
I de enkelte kontraktsforhold kan der være et mix af, hvem der stiller maskinel til rådighed. Situationen kan være, at leverandøren begynder med at drive kundens eksisterende edb-system, og efter en nøje planlagt overdragelsesfase flyttes data og programmel over på maskinel, der stilles til rådighed af leverandøren. Dette kan have sin baggrund i, at kunden ikke ønsker fortsat selv at stille maskinel til rådighed, eller kunden ønsker at skifte over til andet maskinel. Det kan ligeledes have sin grund i, at kunden ikke længere ønsker at have maskinel stående. I den situation kan der dog tillige være den kombination, at kundens maskinel overflyttes til leverandørens driftscenter, eventuelt kombineret med at leverandøren stiller yderligere maskinel til rådighed.
Uanset om leverandøren skal begynde med at forestå driften på kundens nuværende edb-system hos kunden , eller driften direkte påbegyndes hos leverandøren, kan den kontraktsmæssige formulering, i kombination med en tilrettet udgave af den under § 4.1 foreslåede formulering, være følgende:"
"Med virkning fra overflytningen til leverandørens driftscenter fore går drift, vedligeholdelse og udvikling på maskinel, der stilles til rådighed af leverandøren.
Rettighederne til kundens nuværende maskinel bevares af kunden, der frit kan disponere over dette efter overflytningen af driften til leverandørens driftsmiljø, dog opsiger kunden ikke inden udløbet af transitionsperioden aftaler med 3. part om kundens installationer, uden forudgående aftaler med leverandøren".
Den sidste bestemmelse har betydning blandt andet for at sikre såkaldt fall back, såfremt der skulle opstå problemer med driften hos leverandøren.
Kunden må være opmærksom på, at en sådan regel medfører, at såvel leverandørens som kundens forsinkelser kan påføre kunden omkostninger.
Såfremt der sker en overflytning af kundens nuværende maskinel til leverandøren, og kunden bibeholder rettighederne til dette maskinel, skal der selvfølgelig indføjes en bestemmelse herom. Overflytningen af kundens maskinel kan meget vel være kombineret med, at leverandøren stiller yderligere maskinel til rådighed. Det er dog væsentligt at være opmærksom på, at der skal være beskrevet klare grænseflader imellem maskinel, der stilles til rådighed af leverandøren og maskinel, der stilles til rådighed af kunden. Det er ikke hensigtsmæssigt, at leverandøren stiller CPU-kraft til rådighed, og kunden stiller diskkapacitet til rådighed, eller omvendt. Dertil kommer, at licensvilkår meget ofte sætter grænser for i hvilket omfang maskinel må "blandes sammen".
Bibeholder kunden rettigheder til alt maskinel eller noget af det, kan den kontraktsmæssige formulering være følgende:
"Kunden bibeholder rettighederne til det i bilag 4 markerede maski nel, der flyttes til leverandørens driftscenter."
En anden variant i relation til maskinel er, at leverandøren overtager kundens nuværende maskinel, enten med henblik på at fortsætte drift på dette maskinel for kunden eller i kombination med, at leverandøren stiller andet maskinel til rådighed for kunden. Eftersom typen af udstyr kan være meget forskelligt, kan det være vanskeligt at give et forslag til en generel formulering om dette. Hertil kommer, at det kan være såvel udstyr, som er ejet af kunden, som udstyr, der er leaset af kunden, hvor leverandøren blot indtræder i leasingaftalen.
Det udstyr, der skal overtages, skal specificeres nøje, hvilket bør ske i et bilag og henvises hertil i kontraktsteksten. Dernæst skal forudsætningerne for overtagelsen beskrives, f .eks. udstyrets anvendelsesmuligheder, sammenkoblingsmuligheder, at det er fri for fejl og mangler, er ubehæftet, at der ikke er nogle af kundens aftaler, der forhindrer leverandørens overtagelse, det konkrete erhvervelsestidspunkt og flyttetidspunkt etc. Skal det af leverandøren overtagne udstyr forblive stående på kundens lokation, indføjes der tillige en bestemmelse om, at leverandøren må mærke udstyret hos kunden, således at det klart kan ses, at udstyret tilhører leverandøren.
Skal leverandøren intet udstyr overtage fra kunden og skal intet udstyr flyttes til leverandørens driftscenter, er det hensigtsmæssigt at indsætte følgende bestemmelse
"Overdragelse af driften til leverandøren sker uden flytning af udstyr fra kundens lokation til leverandørens lokation, og uden at leve randøren erhverver udstyr fra kunden".
4.3 Basisprogrammel og brugerprogrammel
4.3.1 Rettigheder til programmel m.m.
Programmel kan deles op i flere forskellige grupper, f .eks. standardprogrammel, leverandørens løbende tilretninger af standardprogrammel til alle kunder, leverandørens tilretninger individuelt til den enkelte kunde og for denne kundes regning, det af leverandøren, om man så må sige, fra bunden af individuelt udviklet programmel til den enkelte kunde, i henhold til denne kundes specifikationer og for denne kundes regning.
En anden type opdeling er henholdsvis basisprogrammel og brugerprogrammel. Basisprogrammellet er det, der ligger i bunden af systemet, hvor brugerprogrammellet lægges ovenpå. Der nævnes også af og til databaseprogrammel, men det indgår som regel altid under betegnelsen basisprogrammel. Af hensyn til senere forekomne tvivlspørgsmål i relation til hvilke kontraktsbestemmelser, der regulerer databaseprogrammellet, bør det i kontraktens definitionsoversigt anføres, at databaseprogrammellet henhører under basisprogrammel, med mindre der skulle være en helt særskilt årsag til, at parterne finder det hensigtsmæssigt i en konkret situation at henføre databaseprogrammellet til brugerprogrammel.
Programmelområdet kan generelt set siges at være et område, hvor man skal være yderst opmærksom på de enkelte kontrakters vilkår, specielt i relation til vilkårene for den faktiske brug af program mellet. Dette har selvfølgelig betydning ved kundens daglige brug af programmellet, men også ved en eventuel overflytning af opgaverne til andet maskinel, herunder såvel andet maskinel, der fortsat er ejet af kunden, som maskinel, der er ejet af en outsourcing leverandør.
Licenser på standardprogrammel, hvad enten der er tale om basisprogrammel eller brugerprogrammel kan være knyttet til en bestemt fysisk maskine, herunder til en bestemt maskinstørrelse. De kan også være knyttet til en afgrænset kapacitet på en maskine, der deles af flere, hvilket i fagterminologien hedder, at der køres på en L-par (Logisk partition). Endvidere kan licenserne være knyttede til det faktiske antal brugere, enten som samtidige brugere eller blot som et totalt antal brugere. Der kan derudover være en afgrænsning til, om de må benyttes til hjemme- PC'ere eller kun må benyttes på kundens faktiske arbejdspladser på kundens lokation. Dette kan være kombineret med, at den enkelte bruger må anvende licensen på sin hjemmearbejdsplads, når den samme bruger ikke har sin PC'er på sin arbejdsplads tændt.
I relation til maskinstørrelser og type, kræves der nogle gange nøgler fra leverandøren for at flytte fra en maskine til en anden. Dette står nødvendigvis ikke i kontrakten, men der står blot i kontrakten, hvilken præcis maskine med hvilken præcis størrelse programmellet må anvendes på. Aftalen kan være konstrueret på en sådan måde, at der skal betales et ekstra beløb, såfremt man opgraderer maskinen, eller såfremt man flytter over på en anden maskine. Dette holder leverandøren styr på ved, at der kræves en nøgle for at få programmellet til at virke i de nye driftsomgivelser.
Et andet vilkår kan være, at det alene er kunden selv, der må anvende programmellet, således at det alene må forefindes på en maskine drevet af kunden, eller alternativt blot en maskine ejet af kunden. I disse sammenhænge skal kontrakterne nærlæses, såfremt man har intentioner om at overlade driften til en outsourcing leverandør eller har overvejelser om blot at erstatte ens nuværende maskinel med maskinel leaset fra en leverandør eller ejet af en leverandør.
Bestemmelser på disse områder er meget sjældent formuleret som egentlige forbud, men blot som konstaterende bestemmelser, hvilket kan gøre, at man ikke umiddelbart falder over dem. Der kan f .eks. stå, at programmellet installeres på type xx maskine ejet af kunden med xx CPU'er, hvilken maskine står i kundens lokation og drives af kunden.
Når et af disse vilkår ændres, vil leverandøren kunne sige, at det, der foregår, er i strid med kontrakten, og at det udløser en eller anden form for betaling. Det må dog konstateres, at det i dag er yderst sjældent, at en leverandør ikke accepterer, at eksisterende licenser kan overdrages til en outsourcingleverandør på samme type driftsmiljø uden ekstra omkostninger. Det kan vel nærmest betragtes som at være en branche kutyme i dag, at leverandører af programmel accepterer en overflytning af programmel til en outsourcingleverandør, hvad enten det forbliver på kundens eksisterende maskiner, eller overflyttes til leverandørens maskiner.
Ved transport af licenser, eventuel nytegning af licenser, i forbindelse med overdragelse af licenser til en outsourcingleverandør, er det ligeledes væsentligt at få afklaret om kundens nuværende licenser kan hvile, mens man kører hos en outsourcingleverandør. Dette har betydning, såfremt man vil tage driften hjem igen ved udløb af kontrakten med outsourcingleverandøren. Kan licenserne hvile, således at man ikke skal betale et engangsbeløb til licenser ved hjemtagelsen af driften, er dette selvfølgelig en økonomisk fordel. Årsagen til at dette overhovedet er en relevant problemstilling er, at mange leverandører har stordriftslicenser, der ikke er baseret på, at kundens nuværende licens transporteres til outsourcingleverandøren og indgår som en del af stordriftsaftalen, men at der alene baseres på stordriftsaftalen. Kunden kan i den sammenhæng vælge at opsige sin nuværende licensaftale, men det kan dog være hensigtsmæssigt, såfremt kunden anser det for overvejende sandsynligt, at kunden eventuelt vil hjemtage driften efter kontraktens udløb, blot at lade licenser hvile, såfremt det er muligt.
Licenser betales meget ofte for et år ad gangen og betales forud. Dette indebærer, at det ligeledes skal undersøges, hvorvidt man kan blive godskrevet det forudbetalte beløb for den resterende del af abonnementsperioden, eller at det eventuelt kan overføres til outsourcingleverandøren.
Ved ophør af kontrakten med outsourcingleverandøren skal man ligeledes være opmærksom på, at har man en opsigelsesfrist, der er kortere end et år, vil der være et restbeløb på licenserne, fordi outsourcingleverandøren er forpligtet til at forudbetale for et år. Leverandøren kan ikke indregne en sådan forudbetaling, der ikke fuldt ud bliver brugt, i sit vederlag, eftersom leverandøren ikke kan vide, om det vil være en måned eller 10 måneder henne i abonnementsforløbet, at kontrakten ophører efter opsigelse af kunden. Derfor kan situationen være, at leverandøren ved opsigelse er berettiget til fra kunden at få refunderet det forudbetalte, endnu ikke forbrugte licensbeløb. Dette vil blandt andet hænge sammen med, hvordan licensforholdet håndteres i forbindelse med kundens eventuelle hjemtagelse af driften eller overflytning til en anden leverandør.
Ved overdragelse af driften til en outsourcingleverandør kan det, grundet licensvilkårene, være fornuftigt at overveje, om det basisprogrammel, kunden har i sit nuværende system, eventuelt kan substitueres med basisprogrammel, som outsourcingleverandøren har stordriftsaftaler om, eftersom det langt fra er alt basisprogrammel, leverandørerne har stordriftsaftaler på. Det forudsætter, at der er en vis udbredelse af dette. Har man således som kunde installeret basisprogrammel, der kun har en begrænset udbredelse, bør det absolut overvejes at anmode leverandøren om oplysninger om, hvorvidt leverandøren kan anbefale dette basisprogrammel erstattet af andet evt. til en anden pris. Det forudsætter selvfølgelig, at kunden tilstiller leverandøren fyldestgørende dokumentation af det nuværende basisprogrammel til brug for leverandørens vurdering af eventuel udskiftning med andet produkt.
En udskiftning af kundens eksisterende basisprogrammel med basisprogrammel som outsourcingleverandøren i forvejen har i drift på sine maskiner, har selvfølgelig den afledte positive effekt, at leverandøren er velbekendt med dette basisprogrammel.
Det er dog yderst væsentligt ved udskiftning af basisprogrammel at være opmærksom på, at man skal vælge et så åbent system som muligt. Som det må fremgå af teksten ovenfor, er det ikke muligt på nogen måde at formulere en generel kontraktsbestemmelse, der ved overførsel af drift til en outsourcingleverandør, kan tage højde for alle disse forhold. En del af forholdene relaterer sig dog alene til kundens egen gennemgang af kundens nuværende licensvilkår, inden kunden anmoder om tilbud på opgaverne hos sin outsoursingleverandør.
Forslaget til kontraktsbestemmelse nedenfor er baseret på, at outsourcing leverandøren for fremtiden er kontraktspart i licensaftalerne på basisprogrammel, dog således at der er en mulighed for, at kunden bibeholder nogle af licenserne, såfremt det økonomisk er mest hensigtsmæssigt. Det økonomiske aspekt af overdragelsen af licensaftalerne til leverandøren er, at det er leverandøren, der forestår denne vederlæggelse for eftertiden, fordi kunden kan opnå en økonomisk besparelse ved dette. Såfremt kunden bibeholder licenserne, vil licensleverandørens forhøjelse af priser på basisprogrammellet direkte blive pålagt kunden. Dette forhold ændrer sig i princippet ikke ved, at outsourcingleverandøren overtager licenserne. På samme måde som kunden ikke kan kende enhver fremtidige prisstigninger fra licensleverandørens side, kan outsourcing leverandøren ej heller kende disse. Outsourcingleverandøren har derfor ingen mulighed for at indkalkulere licensleverandørens fremtidige, ved kontraktens indgåelse, ukendte prisstigninger. Det skal bemærkes, at det dog ikke umiddelbart er indtrykket, at prisstigninger på området generelt set er voldsomme.
Som det fremgår af bestemmelsen nedenfor, står der i relation til leverandøren, at han indgår aftaler om alle de nødvendige licensaftaler. Det betyder, at leverandøren selvfølgelig skal sikre, at såvel leverandøren som kunden samtidig må udvikle på disse licenser, såfremt dette er relevant. Det skyldes, at der er nogle licensvilkår, der angiver, på samme konstaterende måde som beskrevet ovenfor i kapitlet, at udvikling foretages af kunden. Det betyder, at licensgiveren eventuelt kan gøre indsigelse, helt afhængig af den konkrete formulering i licensvilkårene, såfremt såvel en ekstern leverandør som kunden selv udvikler.
I kontraktsformuleringen nedenfor er der også lagt op til, at det her skal nævnes, såfremt kunden bibeholder nogle af licenserne. Formålet hermed er alene at sikre, at kunden er fuldt opmærksom på dette forhold, og afdækker det inden kontrakten indgås. I modsat fald vil kunden kunne få en økonomisk ubehagelig overraskelse, eftersom det er kundens egen kontrakt.
Uagtet at kunden eventuelt bibeholder nogle af licenserne, kan det være praktisk for kunden, at leverandøren forestår den praktiske betaling af licenserne.
Den kontraktsmæssige formulering kan være følgende:
"Efter flytning af drift fra kunden til leverandøren, er leverandøren kontraktspart i samtlige nødvendige licensaftaler og vedligeholdel sesaftaler med underleverandører vedrørende det for driften nødven dige basisprogrammel, ligesom leverandøren forestår vederlæggel sen af tredjemand i henhold til disse aftaler.
Omkostningerne hertil indgår i det i §11.2 anførte vederlag. Såfremt licenshavernes vilkår for licensaftalerne, bortset fra driftsleve randørens egne programmellicenser (der er markerede i bilag 4b), medfører ændrede omkostninger, ændres vederlaget i overensstem melse med de i prisbilaget indeholdte principper for fordeling af omkostningerne.
Dog bibeholder kunden de nuværende licensaftaler med ............... med driftsadresse hos leverandøren, men i øvrigt på de nuværende vilkår og med de nuværende brugsrettigheder, herunder tillige adgang til at leverandøren, tredjemand og kunden parallelt må udvik le på de relevante programlicenser. Omkostninger til disse licenser afholdes af kunden.
Vederlæggelse af ...............og ............... sker gennem leverandøren, ligesom leverandøren i øvrigt varetager al kontakt til ..............................."
Som det fremgår af bestemmelsen ovenfor, er der forudsat, at driftsadressen er hos en outsourcingleverandør. Driftsadressen kan selvfølgelig også være hos kunden selv, hvorfor dette punkt skal tilrettes efter de konkrete forhold.
fortsættes på næste side
|
Elektronisk publikation fremstillet af J.H. Schultz Grafisk A/S efter Forskningsministeriets retningslinier |