10. Konsulentbistand
Forside - Indhold - Forrige/ Næste
"Vejledning - Kontrakter om komplekse it-ydelser"
Konsulentbistand bruges i dag som et meget vidt begreb, og ofte helt uafhængig af, om der skal præsteres et selvstændigt arbejdsresultat fra konsulentens side, eller om konsulenten indgår som en del af kundens øvrige medarbejderstab, der arbejder på en opgave. Konsulentbistand bruges således også som udtryk for ekstern rekvirering af udviklingsprojekter, hvor konsulenten skal fremkomme med det endelige udviklingsprojekt. Såfremt dette er tilfældet, bør kontraktregler for udvikling finde anvendelse, jf . ovenfor.
En meget ofte anvendt form for konsulentbistand er ad hoc bistand til analyse af overvejelser af ændringer i det eksisterende IT-miljø, herunder en total omlægning eller outsourcing af alle IT-ydelserne. Analysen kan også blot være en gennemgang af den nuværende IT-afdeling med henblik på at optimere denne, såfremt det er muligt.
Selvom der alene er tale om udarbejdelse af en rapport på et givet område, er det vigtigt, at parterne i kontrakten definerer "succeskriterier" for dette arbejde. Det er selvfølgelig særlig vigtigt, såfremt konsulentopgaven skal i udbud, idet det ellers ikke er muligt at sammenligne de indkomne priser.
Derudover er det for værdien af en sådan konsulentopgave afgørende at afstemme kunden og konsulentens forventninger meget præcist. Det kan i den sammenhæng være relevant at opdele konsulentopgaven i flere delopgaver, hvorefter det er muligt at stoppe konsulentopgaven, såfremt det viser sig, at konsulenten og kunden ikke helt kan finde fodslag. Det kan endvidere have den effekt, at såfremt en konklusion allerede på et tidligt tidspunkt i analysen er fuldstændigt indlysende, er der ingen grund til at fortsætte arbejdet.
Som ved alle leverancer er det væsentligste således en grundig beskrivelse af den opgave, konsulenten skal løse, samt hvilket resultat, herunder succeskriterier, det skal udmøntes i.
Er der tale om den såkaldte rene "Body Shopping", hvor kunden rekvirerer bistand til at sætte ind på specialområder i et eksisterende projekt eller blot dække et akut ressourcebehov hos kunden, er der reelt tale om, at man alene køber konsulentens tid. I disse situationer er det vigtigt at få beskrevet, hvilke kvalifikationer det forudsættes, at konsulenten er i besiddelse af.
I kontrakter af denne type vil det samtidig være hensigtsmæssigt at indsætte en bestemmelse om en prøveperiode, der blot kan være på 2 uger. Det betyder, at mange konflikter kan undgås, såfremt konsulenten ikke har de kvalifikationer, som kunden har behov for, eller det blot viser sig, at konsulenten ikke umiddelbart evner at indgå i arbejdsmæssig sammenhæng hos kunden.
I alle situationer ved rekvirering af konsulentbistand er det væsentligt at få fastlagt om konsulenten arbejder direkte under kundens instruktion, eller arbejder på baggrund af en opgavebeskrivelse, og dermed under konsulentfirmaets instruktion.
Der indgås ofte rammeaftaler om konsulentbistand som supplement til en outsourcing, hvor konsulentbistanden rekvireres med et vist varsel, afhængig af hvornår kundens behov måtte opstå. Der kan i disse sammenhænge udarbejdes en rammeaftale, hvorefter der hver gang, der rekvireres konsulentbistand i henhold til rammeaftalen mellem kunden og konsulentfirmaet, udarbejdes en projektaftale som bilag til rammeaftalen, der præcist beskriver opgavens karakter. Emneområderne i en sådan projektaftale kan være opgavens formål og resultat, opgavens omfang, forudsætninger for opgaven samt ikrafttræden og opsigelse af projektaftalen.
Der kan dog være glidende overgang til, hvornår opgaven har en sådan karakter, at den skal i et selvstændigt EU-udbud (uanset om rammeaftalen som sådan har været i udbud). Denne grænse skal de offentlige kunder derfor altid have for øje. Rammeaftaler er "stående tilbud", som ifølge Europa-Kommissionen kan bruges som grundlag for en udbudsforretning, såfremt aftalen indeholder alle væsentlige aftalebetingelser - typen af ydelse, timepris o.s.v. -og såfremt aftalen ikke anvendes på en måde, der hæmmer konkurrencen. Ved bedømmelsen af, om en rammeaftale kan løfte udbudsforpligtelsen, lægges der endvidere vægt på aftalens varighed, de involverede mængder og antallet af ydelser, andelen af ordregivers samlede indkøb samt på eksistensen af parallelle ram meaftaler. Særligt om det sidste punkt bemærkes, at ordregiver ikke må afskære de enkelte tilbudsgivere fra at konkurrere på åbne og objektive vilkår ved at indgå et stort antal rammeaftaler med forskellige tilbudsgivere om den samme ydelse. Har der ikke fundet en reel konkurrence sted ved tildelingen af rammeaftalen, kan man ikke trække på rammeaftalen uden et (nyt) EU-udbud, såfremt man er over tærskelværdien.
I konsulentaftalerne skal det anføres, om arbejdet skal udføres hos kunden eller hos leverandøren, samt om der er nogle særlige krav til tidspunktet for præstationen af arbejdstimerne. Der skal endvidere ved "Body Shopping" fastsættes procedurer for rekvirering af overarbejde, samt betaling herfor. Er man over tærskelværdien skal prisen være fastsat i tilbudet. Der aftales som regel et minimums antal arbejdstimer, der skal præsteres inden for en måned.
Endvidere skal parterne forholde sig til, hvilke regler der skal gælde for afhjælpning. Såfremt konsulenten skal præstere et resultat, men efter en afregning af forbrugt tid, vil afhjælpning af fejl og mangler ofte ske efter medgået tid. Der vil i disse situationer som regel være tale om opgaver, hvor det ikke på forhånd har været muligt at fastsætte omfanget af timer.
Det samme gælder "Body Shopping", hvor fejl og mangler dog oftest vil være en hypotetisk situation, udover selvfølgelig forsætlige fejl og mangler eller fejl og mangler, der skyldes, at konsulenten ikke har de nødvendige kvalifikationer. I sidstnævnte situation vil der dog reelt være tale om, at en aftalt ydelse simpelthen ikke er leveret.
Der bør ligeledes i kontrakten for god ordens skyld fastlægges, hvilke regler der er gældende for transport, opholds- og fortæringsudgifter. Som udgangspunkt må konsulentfirmaet selv bære eventuelle omkostninger af denne karakter, men der kan dog være kontraktforhold, hvor der er behov for at sende konsulenten rundt til andre dele af kundens lokationer, herunder eventuelt til udlandet. I disse situationer bør der kontraktmæssigt være taget højde for, hvordan der afregnes, mod hvilken dokumentation samt med hvilke godtgørelsesregler. Der skal ligeledes aftales hvordan tiden, der bruges på rejse, afregnes.
En afklaring, der meget ofte mangler i rene "Body Shopping" aftaler er, hvilke rettigheder kunden har til det materiale, som leverandøren måtte præstere. Er konsulentens opgave at udvikle et system, kan der henvises til bemærkningerne ovenfor om brugerprogrammel. Det hænder, at konsulenten i sit arbejde for kunden anvender materiale, som konsulenten i anden sammenhæng har udarbejdet. Dette gør, at der som i enhver anden kontrakt skal indføjes bestemmelser om at leverandørens ydelser ikke må krænke 3. mands rettigheder.
Derudover bør der specifikt i kontrakten anføres, at kundens ret til at reproducere, distribuere og sælge materialer og afledte materialer af det produkt, som konsulenten i videste forstand leverer til kunden, ikke begrænses ved, at tidligere af konsulenten fremstillet materiale indgår i materialet til kunden.
Den kontraktmæssige formulering om rettigheder kan være følgende:
"Alt materiale, uanset om det er papirbaseret eller maskinlæsbart, herunder dokumentation, rapporter, analyser etc., som udarbejdes for kunden under nærværende kontrakt tilhører kunden.
I det omfang allerede udarbejdet dokumentation indgår i materialet, giver konsulenten kunden en uigenkaldelig, ikke-eksklusiv adgang til intern brug heraf. Såfremt sådant indgår i materialet, skal konsulenten skriftligt oplyse dette overfor kunden senest samtidig med leve ringen heraf."
I kontrakten om konsulentbistand, der rekvireres ad hoc, ikke alene til brug for kunden selv, men eventuelt til kundens løsning overfor andre, hvilket er specielt gældende for IT-virksomheder, der udfører opgaver for andre, indføjes der ofte en konkurrenceklausul. Indholdet af denne konkurrenceklausul er, at det konsulentfirma, der udfører opgaven for kunden, ikke må gå ud og "stjæ le" omsætning fra kunden på opgaver af samme type, som dem kunden har rekvireret konsulentbistand til.
Den kontraktsmæssige formulering heraf kunne være følgende:
" Konsulenten må ikke, uden kundens skriftlige godkendelse, i en periode på .. måneder fra ......, indgå aftaler med [den relevante kun de anføres] om konsulentbistand til løsning af opgaver, der anvender de løsningsmodeller eller specifikationer, som bliver resultatet af nærværende kontrakt".
Kunden må være opmærksom på, at sådanne klausuler ikke unødigt må begrænse konkurrence
|
Elektronisk publikation fremstillet af J.H. Schultz Grafisk A/S efter Forskningsministeriets retningslinier |