Leksikon om udbud
Aktindsigt
Dokumenter i forbindelse med et udbud er underlagt de almindelige regler om aktindsigt samt undtagelserne herfra.
Alternative bud
Alternative bud afviger fra udbudsmaterialets beskrivelse af leverancen, men kan alligevel tages i betragtning, hvis de opfylder de mindstekrav, ordregiver har opstillet i udbudsmaterialet. Ordregiver kan i udbudsbekendtgørelsen angive, at alternative bud ikke må tages i betragtning. Ved en ren priskonkurrence kan der ikke afgives alternative bud.
Annullation af udbudet
Ordregiver kan annullere udbudet udbudsprocessen, hvis der er en saglig grund hertil. Ønskes opgaven efterfølgende alligevel konkurrenceudsat, skal udbudsprocessen starte helt forfra, med en annonce i EU-Tidende. Klagenævnet for udbud har afsagt flere kendelser om, hvad der forstås ved en saglig grund.
Klik her for at se en af disse kendelser.
Annullation af udbyders beslutninger
Klagenævnet for Udbud kan annullere ordregiverens beslutninger, hvis en overtrædelse af udbudsreglerne har en grovere karakter, og klageren ikke har udvist passivitet, før klagen blev indgivet. Annullation har kun en forvaltningsretlig effekt. Er kontrakten underskrevet, medfører annullationen således ikke, at kontrakten bortfalder.
Klik her for at se en kendelse, hvor spørgsmålet om annullation har været behandlet.
Ansøgning
Ved begrænset udbud og udbud efter forhandling skal leverandører ansøge om at deltage i udbudet. Ordregiver kan ikke vælge en ansøger, der ikke opfylder mindstekravene i udvælgelseskriterierne.
Arbejdsmiljø
Ordregiver kan i kontraktvilkårene kræve af leverandøren, at denne overholder forskrifter til beskyttelse af arbejdsforhold, og at forholdene for medarbejderne, der udfører tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet, er i overensstemmelse med gældende overenskomster.
Begrundelse
Ordregiver skal normalt senest 15 dage efter modtagelse af en anmodning herom give forbigåede ansøgere eller tilbudsgivere en begrundelse for, hvorfor deres ansøgning eller tilbud ikke er antaget. Tilbudsgivere med konditionsmæssige bud skal endvidere have oplysning om det antagne tilbuds relative fordele. Også udbyders annullation af udbudet skal begrundes. Et eksempel på en ufyldestgørende begrundelse kan ses her
Begrænset udbud
Udbudsform, hvor ordregivere efter offentliggørelse af en udbudsannonce udvælger et begrænset antal (mellem 5 og 20) ansøgere til at afgive tilbud. Mindstefristerne er i udgangspunktet 37 dage til at ansøge om at blive godkendt (prækvalificeret) og derefter 40 dage til at afgive tilbud.
Bilag A / Bilag B
Kun tjenesteydelser, der falder inden for en af kategorierne i udbudsdirektivets bilag II A og forsyningsvirksomhedsdirektivets bilag XVII A, skal følge direktivernes detaljerede procedureregler.
Bilag B-ydelser (bl. a. opgaver vedr. social, sundhed, undervisning, jernbanetransport) er dog underkastet ligebehandlingsprincippet og reglerne for beskrivelse af opgaven samt traktatens almindelige principper.
Bygge- og anlægsdirektivet
Det tidligere direktiv 93/37 (med ændringer i 1997 og 2001), der fastlagde procedureforskrifter ved tildeling af ordregivende myndigheders bygge- og anlægskontrakter over tærskelværdien.
Bygge- og anlægsdirektivet er nu erstattet af direktiv 2004/18/EF (udbudsdirektivet).
Offentlige bygge- og anlægskontrakter, der ikke reguleres af udbudsdirektivet, er omfattet af danske regler i tilbudsloven.
CPC-/CPV- nomenklaturer
Nomenklaturet angives i udbudsbekendtgørelsen for at identificere den efterspurgte leverance og lette potentielle tilbudsgiveres elektroniske søgning i TED-databasen.
Klik her for at se CPV-nomenklaturen, der gælder fra 16.12.2003. Denne nomenklatur skal bruges i udbudsbekendtgørelsen.
Hvis der er modstrid mellem CPC og CPV, er det dog stadig CPC’en i versionen fra 1990, der gælder ved afgørelsen af, om en tjenesteydelse er en bilag A- eller bilag B-ydelse.
Klik her for at se CPC-nomenklaturet fra 1990 med "explanatory notes".
Diskrimination
EF-traktatens artikel 12 forbyder forskelsbehandling på grundlag af nationalitet. Forbudet gælder også ved tildeling af offentlige kontrakter af enhver art.
Dynamiske indkøbssystemer
Et dynamisk indkøbssystem er et fuldt elektronisk indkøbssystem til sædvanlige indkøb. Enhver leverandør, der afgiver et vejledende tilbud i overensstemmelse med udbudsbetingelserne, og som opfylder udvælgelseskriterierne, skal kunne tilslutte sig et sådant system.
Læs mere her.
Elektronisk auktion
Anvendelse af elektroniske auktioner gør det muligt for ordregivere i forlængelse af en almindelig udbudsforretning at anmode tilbudsgiverne om at fremlægge nye og lavere priser og, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ligeledes at forbedre andre kvantificerbare elementer i tilbuddet, der kan vurderes automatisk ad elektronisk vej, uden at den ordregivende myndighed deltager heri, forbedres.
Læs mere om elektroniske auktioner her.
Erstatning
Klagenævnet for udbud kan tilkende en virksomhed, der har lidt et tab som følge af overtrædelse af bla. udbudsdirektiverne, erstatning. Se også sagsomkostninger.
Forhandlingsforbudet
Ved offentligt udbud og begrænset udbud må ordregiver ikke forhandle med en eller flere tilbudsgivere om ændringer af deres tilbud, hverken for så vidt angår prisen eller andre væsentlige elementer i tilbudene.
I forbindelse med vedtagelsen af det tidligere bygge- og anlægsdirektiv og det tidligere forsyningsvirksomhedsdirektiv vedtog Ministerrådet og Kommissionen en erklæring med følgende ordlyd:
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun finde drøftelser sted med ansøgere og bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Forsyningsvirksomhedsdirektivet
Forsyningsvirksomhedsdirektivet regulerer kontrakter, som indgås af virksomheder inden for vand- og energiforsyning samt transport. Også private virksomheder i disse sektorer er omfattet, hvis de handler på grundlag af særlige eller eksklusive rettigheder. Når offentlige myndigheder og offentligt kontrollerede organer indgår kontrakter uden for disse forsyningssektorer, er de omfattet af udbudsdirektivet.
Gennemsigtighedsprincippet
Offentlige myndigheder skal kunne bevise, at de ikke ved tildelingen af en kontrakt har overtrådt EF-traktatens forbud mod diskrimination på grundlag af nationalitet. Potentielle tilbudsgivere skal derfor i en eller anden form have mulighed for at byde ind på offentlige kontrakter, selv om kontrakten ikke er omfattet af udbudsdirektiverne.
Hasteprocedure
I hastende tilfælde, hvor de normale frister ikke kan overholdes, og dette ikke kan tilskrives ordregiver, kan ordregiver arrangere et begrænset udbud, hvor prækvalifikationsfristen kun er på 15 dage, og tilbudsfristen på 10 dage.
In house aftaler
Udbudsreglerne gælder kun gensidigt bebyrdende aftaler, der kan gennemtvinges ved domstolene. Aftaler mellem to forvaltningsgrene fx i en kommune er derfor i udgangspunktet ikke omfattet af reglerne.
Klageadgang
Virksomheder, som mener, at de uretmæssigt er blevet forbigået ved tildelingen af en offentlig kontrakt mv., kan få assistance i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis kontrakten ikke er blevet skrevet under endnu. Det gælder både ved udbud i Danmark og i udlandet.
Uanset om kontrakten er skrevet under eller ej kan der endvidere klages til Klagenævnet for Udbud. Klagenævnet kan i modsætning til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udstede pålæg til ordregiveren eller fx tilkende erstatning.
Læs mere om klageadgangen ved at klikke her.
Koncessioner
Koncessioner er offentlige kontrakter, og derfor alle omfattet af EF-traktatens principper.
Koncessionskontrakter er kendetegnet ved, at leverandøren ikke (fuldt ud) bliver betalt af ordregiveren, men selv skal gøre noget aktivt for at skaffe sig indtægter fra offentligheden.
Tildeling af koncessionskontrakter om bygge- og anlægsopgaver er reguleret i udbudsdirektivet.
Derimod er koncessionskontrakter om tjenesteydelser ikke omfattet af direktivet, der forudsætter, at leverandøren får garanteret hele betalingen fra ordregiveren.
Konkurrencepræget dialog
Denne udbudsform kan anvendes for særligt komplekse kontrakter. Den konkurrenceprægede dialog sondrer mellem en dialogfase, hvor der indledes drøftelser/forhandling med udvalgte ansøgere og en fase, der indeholder egentlig tilbudsgivning.
Læs mere her.
Kontraktvilkår
Kontraktvilkår fastlægger de juridiske betingelser, fx leveringsfrister, for varetagelsen af opgaven, og supplerer således beskrivelsen af opgaven i de tekniske specifikationer.
Kontrolbud
Når en ordregiver ønsker at konkurrenceudsætte en opgave, kan den tillade, at en intern forvaltningsgren udarbejder et kontrolbud. Hvis myndigheden, efter at have foretaget en fair sammenligning med eksterne bud, beslutter sig for at holde opgaven in house, kan den annullere udbudet.
Kvalifikationskriterier
Se regler for udvælgelse.
Laveste pris
Laveste pris er det tildelingskriterium der skal anvendes, hvis ordregiver afholder en ren priskonkurrence. Udbudsbetingelserne kan da ikke fraviges.
Prisen kan imidlertid også indgå som et af flere underkriterier, hvor tildelingskriteriet er 'det økonomisk mest fordelagtige bud'.
Læs mere om tildelingskriterier ved at klikke her.
Ligebehandlingsprincippet
Udbudsdirektiverne pålægger ordregiveren at sørge for, at der ikke sker forskelsbehandling mellem leverandørerne, hverken før, under eller efter udbudsprocessen.
Ligebehandlingsprincippet minder således om EF-traktatens forbud mod diskrimination på grundlag af nationalitet, men er bredere, fordi det også omfatter en udbudssituation, hvor der på grund af opgavens karakter kun kan være danske tilbudsgivere.
Princippet gælder også for bilag B-ydelser over tærskelværdien.
Læs mere om de udbudsretlige principper ved at klikke her.
Løbetid/maksimal længde af offentlige kontrakter
I udgangspunktet bør offentlige kontrakter ikke have en varighed udover 3-5 år. Længere varighed kan dog accepteres under hensyntagen til konkrete forhold.
Miljøhensyn
Miljøhensyn anses i EU-retten som et anerkendelsesværdigt formål, og ved fastlæggelse af kontraktgenstanden kan miljøhensyn derfor inddrages, uden udbudet bliver i strid med EU-retten, sålænge hensynet varetages på en måde, der ikke går længere end nødvendigt.
Vil du vide mere klik her.
Offentligretlige organer
Offentligretlige organer er kontrolleret af det offentlige og imødekommer almenhedens behov, dog ikke på det forretningsmæssige område. Sådanne organer er udbudspligtige efter samme regler som stat og kommune.
Klik her for at læse mere om offentligretlige organer.
Offentligt udbud
Offentligt udbud er sammen med begrænset udbud de mest almindelige udbudsformer. I modsætning til begrænset udbud forløber offentligt udbud i én fase. Dokumentation for virksomhedens generelle egnethed indsendes samtidig med selve tilbudet.
Klik her for at læse mere om udbudsformen.
Opsættende virkning
Klagenævnet kan på klagers begæring og ud fra en konkret afvejning tillægge klagen opsættende virkning, således at ordregiver må standse udbudsprocessen eller i hvert fald ikke må underskrive kontrakten.
Ordregivende myndighed
Ordregivende myndighed er en fællesbetegnelse for ordregivere, der er statslige, (amts)kommunale myndigheder, offentligretlige organer samt visse forsyningsvirksomheder.
Klik her for at læse mere.
Prioritering
Ved tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud skal de forskellige underkriterier angives i prioriteret rækkefølge, hvis det ikke er muligt at oplyse kriteriernes vægt.
Projektkonkurrencer
Projektkonkurrencer er en udbudsform, hvor tilbudsgivere gives særlig stor frihed til at løse en tjenesteydelsesopgave, fx en arkitektkonkurrence. Tilbudene vurderes af en bedømmelseskomite.
Proportionalitetsprincippet
Proportionalitetsprincippet udledes af EF-traktaten og indebærer bl.a., at en myndighed ikke i forbindelse med tildeling af kontrakter må gå længere end nødvendigt i forhold til de opstillede mål.
Prækvalifikation
Den fase i et begrænset udbud eller udbud efter forhandling, hvor ordregiver udvælger et antal leverandører til at afgive tilbud.
Rammeaftaler
En rammeaftale er en aftale indgået mellem en eller flere ordregivende myndigheder og en eller flere økonomiske aktører med det formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode, især med hensyn til pris og i givet fald påtænkte mængder.
Når selve rammeaftalen har været sendt i EU-udbud, kan de konkrete aftaler indgås uden et nyt udbud, også selv om kontraktværdien af den konkrete aftale er over tærskelværdien.
Klik her for at læse mere om rammeaftaler.
Sagsomkostninger
Klagenævnet kan pålægge ordregiveren at godtgøre sagsomkostningerne for en klager, der har fået helt eller delvis medhold.
Sale and lease back
En sale and lease back kontrakt kan fx gå ud på, at en offentlig myndighed sælger et byggeri til en leverandør, der foretager tilpasninger og/eller vedligeholder bygningen, således at det er tilpasset myndighedens behov. Hvis kontrakten medfører bygge- og anlægsarbejde over udbudsdirektivets tærskelværdi, skal myndigheden sætte valget af privat partner i udbud.
Dette gælder også, hvis den private partner fra grunden af opfører en bygning, der er skræddersyet til en offentlig myndigheds behov, når myndigheden gennem en bindende lejekontrakt sikrer, at den private bygherre kan få sine omkostninger finansieret.
Sammenlægning af delaftaler
Der kan opstå udbudspligt ved indgåelse af små kontrakter, der hver for sig ikke overstiger tærskelværdien, hvis kontrakterne ud fra et forretningsmæsigt synspunkt er naturligt sammenhørende for så vidt angår indhold, tid, leverandør el. lign. Der kan også være tale om, at forskellige forvaltningsgrenes ensartede kontrakter skal lægges sammen. Se også tærskelværdi.
Sociale hensyn
Sociale hensyn, fx ansættelse af langtidsledige, kan indarbejdes i udbudsmaterialet. Læs mere her samt på http://www.socialaftaler.dk/
Spørgsmål til udbyder
Det er normalt at stille uddybende spørgsmål til ordregiveren om forståelsen af udbudsmaterialet. Ordregiverens besvarelse skal gives i samme form til alle potentielle tilbudsgivere/ansøgere og må ikke føre til ændring af grundlæggende elementer i udbudsgrundlaget.
Teknisk dialog
Ordregivers adgang til at føre en teknisk dialog med en potentiel tilbudsgiver om udformningen af udbudsmaterialet begrænses af ligebehandlingsprincippets regler om rådgiverhabilitet mv.
Tekniske specifikationer
Direktivernes afsnit om 'fælles regler på det tekniske område' fastlægger, hvor stor frihed ordregivende myndigheder har ved fastlæggelsen af de tekniske specifikationer ved beskrivelsen af opgaven i udbudsmaterialet. Specifikationerne skal henvise til visse typer anerkendte standarder og tekniske godkendelser mv. og må normalt ikke henvise til bestemte fabrikater eller produktionsprocesser.
Tilbudloven
Tilbudsloven regulerer indhentning af tilbud på offentlige bygge- og anlægskontrakter under tærskelværdien i udbudsdirektivet.
Tildelingskriterier
Efter udbudsdirektiverne skal ordrer tildeles enten efter 'laveste pris' eller 'det økonomisk mest fordelagtige bud'. Sidstnævnte kriterium udmøntes i en række underkriterier, der skal have saglig tilknytning til kontraktgenstanden og angår eksempelvis: kvalitet, teknisk værdi, æstetisk og funktionsmæssig værdi, eftersalgsservice og teknisk bistand, udførelsesfrist og pris.
Tjenesteydelsesdirektivet
Det tidligere direktiv 92/50 fastlagde procedureforskrifter ved tildeling af en række tjenesteydelseskontrakter over tærskelværdien.
Tjenesteydelsesdirektivet er nu erstattet af direktiv 2004/18/EF (udbudsdirektivet).
Tærskelværdier
Direktiverne angiver i form af 'tærskelværdier', nogle minimumsbeløb, som en given kontrakt skal overstige for at være underkastet direktivernes regler. Se de gældende tærskelværdier (2005) ved at klikke her.
Udbud efter forhandling
Udbud efter forhandling er en udbudsform, som kun kan bruges undtagelsesvis, når udbudet er omfattet af udbudsdirektivet.
Efter forsyningsvirksomhedsdirektivet kan ordregiver dog frit vælge denne udbudsform.
Efter begge direktiver skal ordregiver, der benytter denne udbudsform, normalt offentliggøre en udbudsbekendtgørelse med henblik på at prækvalificere de tilbudsgivere, der ønskes forhandling med.
Udbudsbekendtgørelsen
Udbudsbekendtgørelsen er den annonce, som ordregiver i forbindelse med næsten alle udbudsformer skal indrykke i EU-Tidende for at indkalde tilbud eller ansøgninger om at blive prækvalificeret.
Udbudsformer
De mest anvendte udbudsformer er offentligt udbud og begrænset udbud. Andre udbudsformer er fx projektkonkurrence og udbud efter forhandling.
Udbudspligt
Når offentlige myndigheder, offentligt kontrollerede organer samt visse forsyningsvirksomheder ønsker at indgå en kontrakt om et bygge- og anlægsarbejde eller om køb af varer eller bilag A-tjenesteydelser, som overstiger en bestemt tærskelværdi, skal kontrakten sendes i EU-udbud efter direktivernes detaljerede procedureforskrifter.
Sådanne kontrakter kaldes derfor udbudspligtige.
Også kontrakter om bilag B-ydelser er imidlertid underkastet EF-Traktatens forbud mod diskrimination og det heraf udledte gennemsigtighedsprincip og skal derfor i en eller anden form testes på markedet. Bilag B-ydelser over tærskelværdien skal endvidere følge direktivernes ligebehandlingsprincip.
Selv kontrakter under direktivernes tærskelværdi skal følge EF-Traktatens regler om forbud mod diskrimination og tekniske handelshindringer.
Endelig er der i tilbudsloven særlige danske regler om udbud for bygge- og anlægskontrakter under direktivets tærskelværdi.
Udvælgelseskriterier
Udvælgelseskriterierne er en række mindstekrav, som af ordregiver bruges til at begrænse antallet af virksomheder, der bliver opfordret til at afgive tilbud (prækvalificeret).
Ved offentligt udbud kan alle egnede imidlertid afgive tilbud. Her anvendes kriterierne derfor alene til at frasortere virksomheder, som ikke overholder mindstekravene og altså direkte ikke er egnede.
Ukonditionsmæssige bud
Ukonditionsmæssige bud er bud, der ikke er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne. Ved tilsidesættelse af formkrav eller grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne skal ordregiver afvise tilbudet.
Unormalt lave bud
Hvis ordregiver anser et bud for at være så lavt, at der er risiko for, at tilbudsgiver ikke kan gennemføre kontrakten, eller for at have modtaget ulovlig statsstøtte, kan han på visse betingelser afvise budet.
Vareindkøbsdirektivet
Det tidligere direktiv 93/36 fastlagde procedureforskrifter ved tildeling af kontrakter om de fleste typer varer, hvis kontraktværdien overstiger tærskelværdien.
Vareindkøbsdirektivet er nu erstattet af direktiv 2004/17/EF (udbudsdirektivet).
Virksomhedsoverdragelsesloven
Virksomhedsoverdragelsesloven bygger på et EF-direktiv, der bla. sikrer, at medarbejdere, der er beskæftiget ved en opgave, der er i udbud, kan følge med over til en eventuel ny leverandør, hvis visse betingelser er opfyldt.
Åbning af bud
Efter udbudsdirektiverne har ordregiveren ikke pligt til at invitere tilbudsgiverne til åbningen af tilbudene. Ordregiver skal dog angive i udbudsbetingelserne, om der er en sådan adgang for tilbudsgiverne. Specielt ved bygge- og anlægskontrakter har tilbudsgivere endvidere i kraft af de danske regler i tilbudsloven adgang til at overvære åbningen af budene.
Økonomisk mest fordelagtige bud