5. Hvad skal annoncen indeholde?
Selvom der ikke er indført komplicerede og talrige procedurekrav, er der, for at sikre gennemsigtigheden og en ensartet annoncering, visse krav til annoncens udformning.
I henhold til lovens § 15 c, stk. 4 skal annoncen som minimum indeholde:
- en beskrivelse af opgaven
- kontaktoplysninger
- frist for modtagelse af bud eller anmodning om deltagelse
- adresse hvortil tilbud eller anmodning om deltagelse skal sendes
- kriterier for tildeling af kontrakten
Boks 7: Eksempel på annonce for indkøb af kopipapir
medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) §§ 15 a – 15 d annonceres følgende:
Tilbudsgiver skal samtidig med afgivelsen af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. |
Udbyderen kan naturligvis vælge at angive yderligere oplysninger, men er ikke forpligtet hertil. Det kunne fx dreje sig om flere og mere detaljerede oplysninger om opgaven, kravene til virksomhederne, processen for tildeling eller klagemuligheder.
Hvordan beskrives opgaven?
Annoncen skal indeholde en beskrivelse af opgaven. Det er op til udbyder at vurdere, hvor omfattende denne beskrivelse skal være. Formålet med bestemmelsen er at give potentielle tilbudsgivere tilstrækkelige informationer til, at de kan vurdere, om de vil byde på opgaven. I visse tilfælde kan udbyder derfor beslutte, at det er hensigtsmæssigt at supplere annoncen med et materiale, der beskriver opgaven mere uddybende.
Udbyderen kan vælge at give tilbudsgiverne vide rammer for løsningen af opgaven og derfor beskrive den ønskede ydelse ud fra funktionelle termer snarere end tekniske.
Udbyder kan også vælge at beskrive opgaven meget detaljeret, hvilket kan medvirke til at lette den senere sammenligning af indkomne tilbud. Hvis udbyderen fx alene ønsker, at tilbudsgiverne skal konkurrere på pris, kan det være en god ide at beskrive det ønskede indkøb detaljeret, så udbyder er sikker på at få den ønskede kvalitet for pengene.
For ikke at udelukke tilbudsgivere fra at byde på en opgave anbefales det, at udbyderne i videst muligt omfang beskriver den ønskede ydelse objektivt ud fra tekniske eller funktionelle egenskaber. For ikke at handle i strid med traktatens princip om ligebehandling må udbyder som udgangspunkt ikke henvise til fx bestemte mærker, medmindre det ikke på anden måde er muligt at beskrive opgaven på tilstrækkelig nøjagtig og forståelig vis. I givet fald skal det klart fremgå, at tilsvarende produkter accepteres.
Hvilke frister skal gælde?
Der gælder ingen forudbestemte minimumsfrister. Udbyder kan derfor som hovedregel frit fastsætte en frist for anmodning om deltagelse og/eller indlevering af tilbud.
Den eneste indskrænkning i udbyders adgang til frit at fastsætte en frist er, at denne ikke må hindre ligebehandlingen af leverandører. Hvis en frist således fastsættes så kort, at stort set alle potentielle leverandører afskæres fra at byde, kan dette udgøre et brud på ligebehandlingsprincippet.
Boks 8: Eksempel på element der har indflydelse på tidsfristen
Hvis udbyder på grund af indkøbets art vælger at betinge sig, at leverandøren kan fremvise en serviceattest fra Erhvervs- & Selskabsstyrelsen, skal der ved fastlæggelsen af fristen for modtagelse af tilbud tages højde for, at det kan tage tid at indhente attesten. |
Hvordan skal kriterier for tildeling udformes? Udbyder er som udgangspunkt frit stillet til at anvende de kriterier for tildeling af opgaven, der findes nødvendige og relevante.
Udbyderen kan naturligvis vælge at benytte de tildelingskriterier, der kendes fra udbudsdirektivet, dvs. ”laveste pris” eller ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, men er ikke forpligtet hertil. Andre kriterier kan således frit benyttes, selvom de ikke har et direkte økonomisk indhold. Således kan udbyder fx vælge at anvende et kriterium som ”det miljømæssigt mest bæredygtige tilbud” i det omfang, et sådant kan benyttes som målestok for et tilbuds kvalitet.
De valgte kriterier for tildeling af kontrakten skal blot være saglige og objektive og dermed egnede til at identificere det bedste tilbud. Kriterierne må derfor ikke være diskriminerende og favorisere tilbudsgivere på baggrund af eksempelvis nationalitet eller lokal tilknytning.
For at tilbudsgiverne ikke bliver i tvivl om vurderingsgrundlaget, skal kriterierne være entydige og endelige. Såfremt der angives underkriterier, kan det derfor være en god idé at vælge at prioritere eller vægte de fastsatte kriterier, men dette er ikke et krav.
Er der regler om krav, der kan stilles til tilbudsgiveres formåen?
Der er ikke i loven regler om, hvilke krav udbyderen evt. kan stille til tilbudsgiveres økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og eller faglige formåen.
Tilsvarende er der heller ikke fastlagt regler om, hvilken dokumentation en udbyder kan betinge sig, at en tilbudsgiver leverer.
Det er derfor op til udbyder at fastsætte hvilke krav, der stilles til tilbudsgivers formåen, og hvilken dokumentation der i den sammenhæng er nødvendig. Udbyderen skal blot sørge for, at tilbudsgivere udvælges på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier.
Hvis udbyder vælger at fastsætte økonomiske krav til tilbudsgiveren, skal de være proportionelle i forhold til kontraktens genstand. Konkurrencen om kontrakten bliver væsentlig større, hvis det undgås at fastsætte de økonomiske krav således, at de små og mellemstore virksomheder bliver afskåret fra at afgive tilbud.
Det følger ikke af tilbudsloven men af bekendtgørelse af lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, at udbyderen skal kræve en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld på over 100.000 kr. til det offentlige.
Hvis tilbudsgiver har en forfalden gæld over 100.000 kr. til det offentlige, kan tilbudet antages hvis enten
- alle tilbudsgiverne har forfalden gæld til det offentlige,
- der stilles sikkerhed for den del af gælden, der overstiger 100.000 kr., eller
- der i rimelig tid er aftalt, og overholdt, en afbetalingsordning